Ustawa o Rachunkowości (w skrócie UoR) w art. 45 ust 2. definiuje czym jest Sprawozdanie Finansowe (w skrócie SF):
„2. Sprawozdanie finansowe składa się z:
1) bilansu;
2) rachunku zysków i strat;
3) informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.”
Kolejne ustępy tego artykułu dodają pewne elementy wymagane w przypadku konkretnych jednostek, jednak żaden fragment UoR nie zawiera stwierdzenia, że podpis jest częścią SF. Z przepisów UoR nie sposób wywieść takiego wniosku.
Art. 52 ust 1 UoR zawiera informację o terminie sporządzania SF:
„1. Kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy.”
Natomiast ust 2 tego samego przepisu podaje informację o konieczności podpisania SF i podania daty tego podpisu:
„2. Sprawozdanie finansowe podpisuje – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu.”
UoR wyraźnie odróżnia moment (datę) sporządzenia SF oraz moment (datę) podpisania SF. Nie sposób z przepisów wyprowadzić wniosku że obie daty muszą być identyczne lub że data podpisania musi spełniać warunek z art. 52 ust 1.
W strukturach logicznych tworzących pliki XML składające się na SF znajduje się pole o nazwie „TDataSF” opisane jako „Data sporządzenia sprawozdania finansowego”. Zgodnie z art. 52 ust 1 UoR data ta musi być nie późniejsza niż 31 marca 2019.
Logicznie rzecz ujmując, sprawozdanie jest kompletne gdy zawiera wszystkie niezbędne elementy. A elementy te są wymienione w art. 45 UoR. Nie znajduje się tam PODPIS. Logiczne jest też to, że podpisuje się kompletne, sporządzone sprawozdanie. Gdyby podpis był częścią sprawozdania niezbędną do uznania go za kompletne, to wymagane byłoby dwukrotne podpisanie sprawozdania: pierwszy raz, by je utworzyć (by było kompletne) i drugi raz, by było podpisane. UoR nigdzie nie nakłada obowiązku podpisywania sprawozdania więcej niż raz.
System eKRS, do którego wysyłana jest większość sprawozdań pyta użytkownika o „datę sporządzenia sprawozdania finansowego”, lojalnie uprzedzając, że nie chodzi tu o daty wygenerowania pliku czy podpisu. System ten przyjmuje SF w wersji elektronicznej jedynie wtedy gdy poda się datę sporządzenia SF zgodną z polem „TDataSF” zawartym w XML.
W związku z powyższym, za datę sporządzenia sprawozdania należy uznać datę umieszczoną w pliku XML w polu TDataSF a nie datę złożenia podpisu przez osobę sporządzającą SF czy przez Zarząd.
