Dokumentacja kadrowa w firmie

Dokumenty kadrowe pracowników to jedne z najczęściej kontrolowanych przez inspektorów dokumentów w firmie. Niniejszy artykuł ma na celu przybliżenie informacji na temat ich tworzenia i przechowywania.

Podstawowym pojęciem używanym w odniesieniu do dokumentacji kadrowej jest „akta osobowe”, zwane potocznie „teczką personalną”. Akta należy założyć każdemu pracownikowi oddzielnie i przechowywać w nich dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy, jego przebiegiem, rozwiązaniem oraz karami dyscyplinującymi.

Co wchodzi w skład akt personalnych?

Teczka pracownika jest podzielona na 4 części, oznaczane literami A do D. Każda z części musi posiadać spis treści określający jakie dokumenty w danej części się znajdują. Dokumenty w danej części należy wpinać chronologicznie. Każdy z dokumentów musi zostać ponumerowany.

W praktyce teczka personalna to odpowiedni skoroszyt lub segregator, umożliwiający łatwy dostęp do poszczególnych części. Teczkę należy opisać imieniem i nazwiskiem pracownika. Można na niej też nanieść daty od-do zatrudnienia, stanowisko, oddział lub dział, w którym pracownik jest zatrudniony. Teczki najczęściej układa się alfabetycznie w obrębie całej firmy lub działu, dla łatwiejszego dostępu.

Jakie informacje znajdują się w poszczególnych częściach teczki?

W części A powinny się znaleźć dokumenty, jakie pracownik przedłożył pracodawcy w okresie ubiegania się o pracę. Mogą to być w szczególności:

• CV
• Kwestionariusz osoby ubiegającej się o zatrudnienie
• Świadectwa ukończenia szkół
• Świadectwa pracy

Musi się tu też znaleźć orzeczenie lekarskie (tzw. badania wstępne)

W części B muszą zostać umieszczone dokumenty związane z zatrudnieniem:

• Umowa o pracę
• Kwestionariusz pracownika
• Zakres czynności (obowiązków)
• Dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach
• Potwierdzenie zapoznania się pracownika z:
  • Regulaminem pracy (o ile występuje)
  • Przepisami i zasadami BHP
  • Z zakresem informacji objętych tajemnicą, o ile dotyczy
• Potwierdzenie poinformowania pracownika o:
  • Warunkach zatrudnienia
  • Celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu
  • Ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami
• Dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bhp
• Oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków
• Dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu
• Dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika
• Dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia
• Dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego
• Oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem
• Dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego
• Skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:
  • Wstępnych badań lekarskich
  • Okresowych i kontrolnych badań lekarskich
• Umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy
• Dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy / pracy zdalnej

W części C pracodawca przechowuje następujące dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy:

• Oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę
• Wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy
• Kopię wydanego świadectwa pracy
• Potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym
• Umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę
• Skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających

Natomiast część D zawiera odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Czym jest ewidencja czasu pracy?

Ewidencja czasu pracy obejmuje wszystkie dokumenty służące do określenia czasu przepracowanego przez pracownika w różnych konfiguracjach oraz typach. Ewidencja ta służy do ustalenia wynagrodzenia, które jak wiadomo jest zależne od liczby godzin nadliczbowych / nocnych / dyżurów itp., jak też do stwierdzenia że nie zostały naruszone dobowe oraz tygodniowe normy czasu pracy i przerw.

Ewidencja powinna zawierać informacje o:

• liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy
• liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej
• liczbie godzin nadliczbowych
• dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia
• liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia
• rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy
• rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy
• wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy
• inne dokumenty dotyczące ustalenia czasu pracy

Ponadto w ewidencji czasu pracy powinny znaleźć się dokumenty związane z ubieganiem się o urlop wypoczynkowy

Jak długo należy przechowywać dokumentację pracowniczą? Pisaliśmy o tym w artykule:

Jakie inne dokumenty należy przygotowywać?

W aktach dotyczących danego pracownika mogą znaleźć się jeszcze inne dokumenty, niewymienione powyżej. Ich liczba oraz zawartość jest zależna od rodzaju pracy, pracodawcy oraz innych uwarunkowań. Oto kilka przykładów:

• Informacja o nietworzeniu ZFŚS oraz rezygnacji z wypłacania świadczeń urlopowych
• Informacja dla pracowników dotyczącego równego traktowania w zatrudnieniu
• Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z ryzykiem zawodowym
• Oceny ryzyka zawodowego na poszczególnych stanowiskach
• Zarządzenie pracodawcy w sprawie stosowania środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego
• Regulamin przydzielania pracownikom odzieży firmowej, ekwiwalentu za pranie i naprawy odzieży, środków higieny osobistej

Jakie są terminy sporządzania poszczególnych dokumentów?

Przed podjęciem zatrudnienia należy:

• Założyć akta osobowe pracownika
• Skierować pracownika na obowiązkowe badania lekarskie

Przed rozpoczęciem pracy należy:

• Podpisać z pracownikiem umowę o pracę
• Przeprowadzić szkolenie BHP – ogólne i stanowiskowe
• Zapoznać pracownika z zakresem obowiązków
• Zapoznać pracownika z regulaminami obowiązującymi w firmie

W trakcie trwania zatrudnienia, każdego dnia/miesiąca należy:

• Prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika wraz z godzinami wejścia i wyjścia
• Prowadzić kartotekę wynagrodzeń
• Rozliczać nadgodziny, pracę w porze nocnej oraz inne dodatki
• Wypłacać terminowo wynagrodzenie
• Kierować pracowników na okresowe badania lekarskie zgodnie z terminami
• Kierować pracowników na kontrolne badania lekarskie po każdej chorobie trwającej dłużej niż 30 dni
• Umożliwiać pracownikom korzystanie z urlopów
• Odpowiadać na zapytania komornika oraz dokonywać potrąceń wynagrodzenia
• Rozliczać podatki PIT4 oraz przygotowywać deklaracje PIT-4R, PIT11

W dniu ustaniu zatrudnienia należy:

• Wypłacić ekwiwalent za zaległy urlop

Po ustaniu zatrudnienia (w ciągu 7 dni) należy:

• Wydać pracownikowi świadectwo pracy

Jakie usługi świadczą biura w ramach usług płacowych?

Zakres usług oczywiście może być różny w każdym biurze, jednak zazwyczaj obsługa płacowa sprowadza się do wyliczania wynagrodzeń, podatków oraz składek ZUS. Biuro Rachunkowe nie zajmuje się wtedy tworzeniem dokumentów pracowniczych, typu umowa o pracę czy świadectwo pracy.

Jakie usługi świadczą Biura Rachunkowe w ramach obsługi kadrowej?

Obsługa kadrowa obejmuje zazwyczaj założenie oraz uzupełnianie akt pracowniczych. Biuro Rachunkowe dostarcza przedsiębiorcy do wypełnienia przez pracownika druki, generuje umowy o pracę i inne dokumenty, oraz przypomina o zbliżających się terminach.

Bardzo rzadko Biura Rachunkowe przyjmują na siebie sporządzanie ewidencji czasu pracy, w tym tworzenia harmonogramów. Usługa taka jest praktycznie niewykonalna bez fizycznego kontaktu z osobami, których harmonogram dotyczy.

Należy pamiętać, że Biuro Rachunkowe nie nawiązuje umów i nie kontaktuje się z pracownikami a jedynie z pracodawcą. Jeżeli pracodawca nie dostarczy dokumentów do biura, to biuro ich posiadać nie będzie. W przypadku gdy przedsiębiorca nie dostarcza wymaganych dokumentów, to on jest odpowiedzialny za stan teczek.