Dokumenty kadrowe pracowników to jedne z najczęściej kontrolowanych przez inspektorów dokumentów w firmie. Niniejszy artykuł ma na celu przybliżenie informacji na temat ich tworzenia i przechowywania.
Podstawowym pojęciem używanym w odniesieniu do dokumentacji kadrowej jest „akta osobowe”, zwane potocznie „teczką personalną”. Akta należy założyć każdemu pracownikowi oddzielnie i przechowywać w nich dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy, jego przebiegiem, rozwiązaniem oraz karami dyscyplinującymi.
Co wchodzi w skład akt personalnych?
Teczka pracownika jest podzielona na 4 części, oznaczane literami A do D. Każda z części musi posiadać spis treści określający jakie dokumenty w danej części się znajdują. Dokumenty w danej części należy wpinać chronologicznie. Każdy z dokumentów musi zostać ponumerowany.
W praktyce teczka personalna to odpowiedni skoroszyt lub segregator, umożliwiający łatwy dostęp do poszczególnych części. Teczkę należy opisać imieniem i nazwiskiem pracownika. Można na niej też nanieść daty od-do zatrudnienia, stanowisko, oddział lub dział, w którym pracownik jest zatrudniony. Teczki najczęściej układa się alfabetycznie w obrębie całej firmy lub działu, dla łatwiejszego dostępu.
Jakie informacje znajdują się w poszczególnych częściach teczki?
W części A powinny się znaleźć dokumenty, jakie pracownik przedłożył pracodawcy w okresie ubiegania się o pracę. Mogą to być w szczególności:
- CV
- Kwestionariusz osoby ubiegającej się o zatrudnienie
- Świadectwa ukończenia szkół
- Świadectwa pracy
Musi się tu też znaleźć orzeczenie lekarskie (tzw. badania wstępne)
W części B muszą zostać umieszczone dokumenty związane z zatrudnieniem:
- Umowa o pracę
- Kwestionariusz pracownika
- Zakres czynności (obowiązków)
- Dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach
- Potwierdzenie zapoznania się pracownika z:
- Regulaminem pracy (o ile występuje)
- Przepisami i zasadami BHP
- Z zakresem informacji objętych tajemnicą, o ile dotyczy
- Potwierdzenie poinformowania pracownika o:
- Warunkach zatrudnienia
- Celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu
- Ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami
- Dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bhp
- Oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków
- Dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu
- Dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika
- Dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia
- Dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego
- Oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem
- Dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego
- Skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:
- Wstępnych badań lekarskich
- Okresowych i kontrolnych badań lekarskich
- Umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy
- Dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy / pracy zdalnej
W części C pracodawca przechowuje następujące dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy:
- Oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę
- Wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy
- Kopię wydanego świadectwa pracy
- Potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym
- Umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę
- Skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających
Natomiast część D zawiera odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
Czym jest ewidencja czasu pracy?
Ewidencja czasu pracy obejmuje wszystkie dokumenty służące do określenia czasu przepracowanego przez pracownika w różnych konfiguracjach oraz typach. Ewidencja ta służy do ustalenia wynagrodzenia, które jak wiadomo jest zależne od liczby godzin nadliczbowych / nocnych / dyżurów itp., jak też do stwierdzenia że nie zostały naruszone dobowe oraz tygodniowe normy czasu pracy i przerw.
Ewidencja powinna zawierać informacje o:
- liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy
- liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej
- liczbie godzin nadliczbowych
- dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia
- liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia
- rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy
- rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy
- wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy
- inne dokumenty dotyczące ustalenia czasu pracy
Ponadto w ewidencji czasu pracy powinny znaleźć się dokumenty związane z ubieganiem się o urlop wypoczynkowy
Jak długo należy przechowywać dokumentację pracowniczą? Pisaliśmy o tym w artykule:
Jakie inne dokumenty należy przygotowywać?
W aktach dotyczących danego pracownika mogą znaleźć się jeszcze inne dokumenty, niewymienione powyżej. Ich liczba oraz zawartość jest zależna od rodzaju pracy, pracodawcy oraz innych uwarunkowań. Oto kilka przykładów:
- Informacja o nietworzeniu ZFŚS oraz rezygnacji z wypłacania świadczeń urlopowych
- Informacja dla pracowników dotyczącego równego traktowania w zatrudnieniu
- Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z ryzykiem zawodowym
- Oceny ryzyka zawodowego na poszczególnych stanowiskach
- Zarządzenie pracodawcy w sprawie stosowania środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego
- Regulamin przydzielania pracownikom odzieży firmowej, ekwiwalentu za pranie i naprawy odzieży, środków higieny osobistej
Jakie są terminy sporządzania poszczególnych dokumentów?
Przed podjęciem zatrudnienia należy:
- Założyć akta osobowe pracownika
- Skierować pracownika na obowiązkowe badania lekarskie
Przed rozpoczęciem pracy należy:
- Podpisać z pracownikiem umowę o pracę
- Przeprowadzić szkolenie BHP – ogólne i stanowiskowe
- Zapoznać pracownika z zakresem obowiązków
- Zapoznać pracownika z regulaminami obowiązującymi w firmie
W trakcie trwania zatrudnienia, każdego dnia/miesiąca należy:
- Prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika wraz z godzinami wejścia i wyjścia
- Prowadzić kartotekę wynagrodzeń
- Rozliczać nadgodziny, pracę w porze nocnej oraz inne dodatki
- Wypłacać terminowo wynagrodzenie
- Kierować pracowników na okresowe badania lekarskie zgodnie z terminami
- Kierować pracowników na kontrolne badania lekarskie po każdej chorobie trwającej dłużej niż 30 dni
- Umożliwiać pracownikom korzystanie z urlopów
- Odpowiadać na zapytania komornika oraz dokonywać potrąceń wynagrodzenia
- Rozliczać podatki PIT4 oraz przygotowywać deklaracje PIT-4R, PIT11
W dniu ustaniu zatrudnienia należy:
- Wypłacić ekwiwalent za zaległy urlop
Po ustaniu zatrudnienia (w ciągu 7 dni) należy:
- Wydać pracownikowi świadectwo pracy
Jakie usługi świadczą biura w ramach usług płacowych?
Zakres usług oczywiście może być różny w każdym biurze, jednak zazwyczaj obsługa płacowa sprowadza się do wyliczania wynagrodzeń, podatków oraz składek ZUS. Biuro Rachunkowe nie zajmuje się wtedy tworzeniem dokumentów pracowniczych, typu umowa o pracę czy świadectwo pracy.
Jakie usługi świadczą Biura Rachunkowe w ramach obsługi kadrowej?
Obsługa kadrowa obejmuje zazwyczaj założenie oraz uzupełnianie akt pracowniczych. Biuro Rachunkowe dostarcza przedsiębiorcy do wypełnienia przez pracownika druki, generuje umowy o pracę i inne dokumenty, oraz przypomina o zbliżających się terminach.
Bardzo rzadko Biura Rachunkowe przyjmują na siebie sporządzanie ewidencji czasu pracy, w tym tworzenia harmonogramów. Usługa taka jest praktycznie niewykonalna bez fizycznego kontaktu z osobami, których harmonogram dotyczy.
Należy pamiętać, że Biuro Rachunkowe nie nawiązuje umów i nie kontaktuje się z pracownikami a jedynie z pracodawcą. Jeżeli pracodawca nie dostarczy dokumentów do biura, to biuro ich posiadać nie będzie. W przypadku gdy przedsiębiorca nie dostarcza wymaganych dokumentów, to on jest odpowiedzialny za stan teczek.
