Dokumentacja kadrowa w firmie

Dokumenty kadrowe pracowników to jedne z najczęściej kontrolowanych przez inspektorów dokumentów w firmie. Niniejszy artykuł ma na celu przybliżenie informacji na temat ich tworzenia i przechowywania.

Podstawowym pojęciem używanym w odniesieniu do dokumentacji kadrowej jest „akta osobowe”, zwane potocznie „teczką personalną”. Akta należy założyć każdemu pracownikowi oddzielnie i przechowywać w nich dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy, jego przebiegiem, rozwiązaniem oraz karami dyscyplinującymi.

Co wchodzi w skład akt personalnych?

Teczka pracownika jest podzielona na 4 części, oznaczane literami A do D. Każda z części musi posiadać spis treści określający jakie dokumenty w danej części się znajdują. Dokumenty w danej części należy wpinać chronologicznie. Każdy z dokumentów musi zostać ponumerowany.

W praktyce teczka personalna to odpowiedni skoroszyt lub segregator, umożliwiający łatwy dostęp do poszczególnych części. Teczkę należy opisać imieniem i nazwiskiem pracownika. Można na niej też nanieść daty od-do zatrudnienia, stanowisko, oddział lub dział, w którym pracownik jest zatrudniony. Teczki najczęściej układa się alfabetycznie w obrębie całej firmy lub działu, dla łatwiejszego dostępu.

Jakie informacje znajdują się w poszczególnych częściach teczki?

W części A powinny się znaleźć dokumenty, jakie pracownik przedłożył pracodawcy w okresie ubiegania się o pracę. Mogą to być w szczególności:

  • CV
  • Kwestionariusz osoby ubiegającej się o zatrudnienie
  • Świadectwa ukończenia szkół
  • Świadectwa pracy

Musi się tu też znaleźć orzeczenie lekarskie (tzw. badania wstępne)

W części B muszą zostać umieszczone dokumenty związane z zatrudnieniem:

  • Umowa o pracę
  • Kwestionariusz pracownika
  • Zakres czynności (obowiązków)
  • Dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach
  • Potwierdzenie zapoznania się pracownika z:
    • Regulaminem pracy (o ile występuje)
    • Przepisami i zasadami BHP
    • Z zakresem informacji objętych tajemnicą, o ile dotyczy
  • Potwierdzenie poinformowania pracownika o:
    • Warunkach zatrudnienia
    • Celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu
    • Ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami
  • Dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bhp
  • Oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków
  • Dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu
  • Dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika
  • Dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia
  • Dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego
  • Oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem
  • Dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego
  • Skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:
    • Wstępnych badań lekarskich
    • Okresowych i kontrolnych badań lekarskich
  • Umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy
  • Dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy / pracy zdalnej

W części C pracodawca przechowuje następujące dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy:

  • Oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę
  • Wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy
  • Kopię wydanego świadectwa pracy
  • Potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym
  • Umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę
  • Skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających

Natomiast część D zawiera odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Czym jest ewidencja czasu pracy?

Ewidencja czasu pracy obejmuje wszystkie dokumenty służące do określenia czasu przepracowanego przez pracownika w różnych konfiguracjach oraz typach. Ewidencja ta służy do ustalenia wynagrodzenia, które jak wiadomo jest zależne od liczby godzin nadliczbowych / nocnych / dyżurów itp., jak też do stwierdzenia że nie zostały naruszone dobowe oraz tygodniowe normy czasu pracy i przerw.

Ewidencja powinna zawierać informacje o:

  • liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy
  • liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej
  • liczbie godzin nadliczbowych
  • dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia
  • liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia
  • rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy
  • rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy
  • wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy
  • inne dokumenty dotyczące ustalenia czasu pracy

Ponadto w ewidencji czasu pracy powinny znaleźć się dokumenty związane z ubieganiem się o urlop wypoczynkowy

Jak długo należy przechowywać dokumentację pracowniczą? Pisaliśmy o tym w artykule:

Jakie inne dokumenty należy przygotowywać?

W aktach dotyczących danego pracownika mogą znaleźć się jeszcze inne dokumenty, niewymienione powyżej. Ich liczba oraz zawartość jest zależna od rodzaju pracy, pracodawcy oraz innych uwarunkowań. Oto kilka przykładów:

  • Informacja o nietworzeniu ZFŚS oraz rezygnacji z wypłacania świadczeń urlopowych
  • Informacja dla pracowników dotyczącego równego traktowania w zatrudnieniu
  • Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z ryzykiem zawodowym
  • Oceny ryzyka zawodowego na poszczególnych stanowiskach
  • Zarządzenie pracodawcy w sprawie stosowania środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego
  • Regulamin przydzielania pracownikom odzieży firmowej, ekwiwalentu za pranie i naprawy odzieży, środków higieny osobistej

Jakie są terminy sporządzania poszczególnych dokumentów?

Przed podjęciem zatrudnienia należy:

  • Założyć akta osobowe pracownika
  • Skierować pracownika na obowiązkowe badania lekarskie

Przed rozpoczęciem pracy należy:

  • Podpisać z pracownikiem umowę o pracę
  • Przeprowadzić szkolenie BHP – ogólne i stanowiskowe
  • Zapoznać pracownika z zakresem obowiązków
  • Zapoznać pracownika z regulaminami obowiązującymi w firmie

W trakcie trwania zatrudnienia, każdego dnia/miesiąca należy:

  • Prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika wraz z godzinami wejścia i wyjścia
  • Prowadzić kartotekę wynagrodzeń
  • Rozliczać nadgodziny, pracę w porze nocnej oraz inne dodatki
  • Wypłacać terminowo wynagrodzenie
  • Kierować pracowników na okresowe badania lekarskie zgodnie z terminami
  • Kierować pracowników na kontrolne badania lekarskie po każdej chorobie trwającej dłużej niż 30 dni
  • Umożliwiać pracownikom korzystanie z urlopów
  • Odpowiadać na zapytania komornika oraz dokonywać potrąceń wynagrodzenia
  • Rozliczać podatki PIT4 oraz przygotowywać deklaracje PIT-4R, PIT11

W dniu ustaniu zatrudnienia należy:

  • Wypłacić ekwiwalent za zaległy urlop

Po ustaniu zatrudnienia (w ciągu 7 dni) należy:

  • Wydać pracownikowi świadectwo pracy

Jakie usługi świadczą biura w ramach usług płacowych?

Zakres usług oczywiście może być różny w każdym biurze, jednak zazwyczaj obsługa płacowa sprowadza się do wyliczania wynagrodzeń, podatków oraz składek ZUS. Biuro Rachunkowe nie zajmuje się wtedy tworzeniem dokumentów pracowniczych, typu umowa o pracę czy świadectwo pracy.

Jakie usługi świadczą Biura Rachunkowe w ramach obsługi kadrowej?

Obsługa kadrowa obejmuje zazwyczaj założenie oraz uzupełnianie akt pracowniczych. Biuro Rachunkowe dostarcza przedsiębiorcy do wypełnienia przez pracownika druki, generuje umowy o pracę i inne dokumenty, oraz przypomina o zbliżających się terminach.

Bardzo rzadko Biura Rachunkowe przyjmują na siebie sporządzanie ewidencji czasu pracy, w tym tworzenia harmonogramów. Usługa taka jest praktycznie niewykonalna bez fizycznego kontaktu z osobami, których harmonogram dotyczy.

Należy pamiętać, że Biuro Rachunkowe nie nawiązuje umów i nie kontaktuje się z pracownikami a jedynie z pracodawcą. Jeżeli pracodawca nie dostarczy dokumentów do biura, to biuro ich posiadać nie będzie. W przypadku gdy przedsiębiorca nie dostarcza wymaganych dokumentów, to on jest odpowiedzialny za stan teczek.

Tomasz Smolarek

Księgowy, informatyk, logistyk, fotograf i podróżnik. Twierdzi, że zostało jeszcze tyle fantastycznych miejsc do zobaczenia!

Formularz kontaktowy

    poniedziałek-czwartek

    8:00-18:00

    piątek

    8:00-16:00
    © Copyright 2020 smolarek.biz.pl Wszelkie prawa zastrzeżone.
    Realizacja: senseiagency.pl