5 października wchodzi w życie ustawa o doręczeniach elektronicznych. Czym są e-doręczenia i dlaczego warto się z nimi zaprzyjaźnić? O tym jest poniższy artykuł.
Czym są e-doręczenia?
Doręczenia elektroniczne mają zastąpić listy polecone. W ramach tej usługi dokumenty, pisma i inne informacje przygotowane w postaci elektronicznej będą bezpiecznie przesyłane od nadawcy do odbiorcy. Usługa zapewni korzystającym z niej stronom pewność dat wysłania, doręczenia i odczytania korespondencji oraz bezpieczeństwo treści.
W prasie często porównuje się doręczenia elektroniczne do poczty email. Owszem, istnieje pewne podobieństwo, jednak absolutnie nie są to tożsame usługi. Poczta elektroniczna nie jest tak bezpieczną i zaufaną usługą jak e-doręczenia oparte o standard eIDAS, zdefiniowany przez Parlament Europejski.
Czy będziemy korzystać z e-doręczeń?
Docelowo, wg założeń rządu, korespondencja elektroniczna pomiędzy urzędami a podmiotami gospodarczymi zastąpi zwykłe listy polecone, w szczególności te wysyłane za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej też będą mogły korzystać z e-doręczeń, na takich samych warunkach jak firmy.
Natomiast korespondencja między firmami będzie mogła dobrowolnie być prowadzona elektronicznie, z mocą prawną taką samą jak w przypadku korespondencji papierowej przesyłanej Pocztą Polską.
Elektroniczna forma przesyłania dokumentów ma niewątpliwe zalety nad papierową. E-dokument można wysłać i odebrać niezależnie od tego czy mamy dostęp do placówki pocztowej czy też jesteśmy na wakacjach. Dostarczenie korespondencji odbywa się natychmiastowo, a polecony list elektroniczny do urzędu nie będzie nas nic kosztował.
Kto dostarczy e-listy?
Na rynku istnieć będą zarówno operatorzy komercyjni, jak też operator wyznaczony, który obsługiwać będzie skrzynki e-doręczeń administracji państwowej. Pierwszym wyznaczonym operatorem została Poczta Polska. Operatorzy komercyjni mogą pobierać opłaty za e-doręczenia.
Bardzo ważne jest to, że adres przypisany do osoby, firmy lub organizacji oraz powiązaną z nim zawartość skrzynki będzie można dowolnie przenosić między operatorami. Wszystkie adresy będą zapisane w publicznej Bazie Adresów Elektronicznych.
Docelowo wszystkie urzędy będą włączone do systemu e-doręczeń, jednak odbywać się to będzie etapami według poniższego harmonogramu:
- Organy administracji rządowej, jednostki budżetowe, ZUS, NFZ – od 5 lipca 2022 r.
- Agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, PAN, państwowe i samorządowe instytucje kultury – od 1 stycznia 2023 r.
- Jednostki samorządu terytorialnego – od 1 stycznia 2024 r.
- Sądy i trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania, Służba Więzienna – od 1 stycznia 2029 r.
Harmonogram dla przedsiębiorców
Podobnie jak wszystkie urzędy zostaną zobligowane do wysyłania i odbierania bezpiecznej korespondencji elektronicznej, tak też przedsiębiorcy i inne podmioty gospodarcze zostaną zobowiązani do posiadania adresów do e-doręczeń.
Do 5 lipca 2022 elektroniczny adres do doręczeń muszą posiadać: notariusz, radca prawny, adwokat, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy oraz każdy przedsiębiorca rejestrujący się aktualnie w KRS.
Do 1 października 2022 r posiadać e-adres będzie musiał każdy przedsiębiorca już wpisany do KRS.
Wszystkie podmioty składające wniosek o wpis do CEIDG po 31 grudnia 2023 obowiązkowo będą przekazywać informacje niezbędne do utworzenia dla nich adresu elektronicznego.
Kolejno podmioty składające wniosek o zmianę wpisu w CEIDG w okresie od 30 września 2025 do 30 września 2026 będą musiały uzupełnić dane w CEIDG o informacje niezbędne do utworzenia adresu do doręczeń.
Natomiast do 30 września 2026 wszystkie podmioty wpisane do CEIDG muszą uzyskać wpis do bazy adresów elektronicznych.
Jak złożyć wniosek?
Od 5 października 2021 przedsiębiorcom zostanie udostępniony elektroniczny dokument, za pomocą którego będzie można wnioskować o nadanie adresu. Należy pamiętać, że wnioski będzie można podpisać wyłącznie elektronicznie – Profilem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Skrzynka ePUAP
Doręczenia elektroniczne i powiązane z nimi adresy docelowo zastąpią w całości dzisiejszą skrzynkę ePUAP. Po 30 września 2029 wszystkie informacje zawarte w istniejących skrzynkach zostaną bezpowrotnie usunięte.
