Od kilku lat w Polsce możliwe jest przechowywanie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. Zgodnie z art. 9411 Kodeksu Pracy Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej.
Jak przejść na elektroniczną wersję dokumentacji oraz jakie warunki trzeba spełnić by dokumentacja elektroniczna była uznana za prowadzoną poprawnie?
Przejście na wersję elektroniczną
Kodeks Pracy stwierdza, że pracodawca ma pełne prawo do zmiany form prowadzenia dokumentacji – z papierowej na elektroniczną i odwrotnie.
Ustawa nakłada na pracodawcę obowiązek powiadomienia pracowników o każdej zmianie formy prowadzenia akt osobowych. Ponadto pracodawca ma obowiązek powiadomić pracowników o możliwości odbioru poprzedniej wersji dokumentacji. Pracownik ma na to 30 dni. Po tym terminie pracodawca ma prawo zniszczyć poprzednią formę dokumentów, choć nie ma takiego obowiązku.
Tworzenie dokumentacji w postaci elektronicznej
Zgodnie z Kodeksem Pracy, art. 948 zmiana dokumentacji na formę elektroniczną odbywa się przez zeskanowanie dokumentów oraz dodanie do nich podpisu elektronicznego pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej.
Natomiast zmiana dokumentacji na formę papierową odbywa się przez wydruk skanów dokumentów oraz opatrzenie podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.
W rozporządzeniu Ministra Rodziny z 10 grudnia 2018 opisano natomiast jakie warunki muszą spełniać cyfrowe odwzorowania dokumentów. Załącznik dotyczący minimalnych wymagań podaje szczegóły odnośnie rozdzielczości dokumentu i głębi kolorów oddzielnie dla dokumentów czarno-białych, kolorowych tekstów drukowanych oraz fotografii. Nie ma przeszkód by dla całości dokumentacji używać najwyższych wartości wymienionych w rozporządzeniu, czyli 300dpi oraz 24-bitowa głębia koloru. Dopuszcza się stosowanie automatycznej kompresji dla obrazów zapisywanych w plikach PDF w przypadku, gdy zastosowana kompresja nie powoduje widocznego pogorszenia jakości obrazu.
Zabezpieczenie dokumentacji elektronicznej
E-teczki nie muszą być przechowywane w programie kadrowo-płacowym. Może to być oddzielny system teleinformatyczny. System ten (oprogramowanie) musi jednak spełniać określone w rozporządzeniu wymagania. Rozporządzenie nakłada na pracodawcę obowiązek używania systemu zapewniającego:
- zabezpieczenie dokumentacji przed utratą i niepowołanym dostępem,
- integralność dokumentów, oznaczająca brak możliwości wprowadzania nieuprawnionych zmian,
- stały dostęp uprawnionych osób do dokumentacji oraz identyfikację tych osób,
- możliwość wydania i wydruku dokumentacji.
Dokumentację uważa się za zabezpieczoną, jeśli spełnione są wszystkie poniższe warunki:
- jest zapewniona jej dostępność wyłącznie osobom upoważnionym,
- jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem,
- jej prowadzenie i przechowywanie odbywa się z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.
Co więcej przepisy tego rozporządzenia wymagają, aby pracodawca miał wdrożone procedury zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania przez cały okres przetrzymywania tej dokumentacji. Oznacza to konieczność stworzenia odpowiednich procedur (jeśli w danej firmie jeszcze nie istnieją) oraz okresowej ich weryfikacji, analizy zagrożeń oraz stosowaniu środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń.
Wydanie dokumentacji elektronicznej
Rozporządzenie opisuje sposób przeniesienia dokumentacji do innego systemu teleinformatycznego (np. przy zmianie Biura Rachunkowego).
Przeniesienie dokumentacji pracowniczej do innego systemu wymaga utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, wraz z kompletem metadanych odnoszących się do każdego dokumentu. Każdy dokument zapisuje się w odrębnym pliku: odwzorowania cyfrowe dokumentów przekazuje się w PDF a inne dokumenty w formacie takim, w jakim były przechowywane.
Do każdego dokumentu przyporządkowuje się zestaw metadanych, zapisanych w odrębnym pliku XML. Metadane obejmują między innymi identyfikatory dokumentacji i dokumentu, rodzaj dokumentu, datę jego powstania i datę podpisania oraz dane pracodawcy i pracownika. Szczegółowy zakres danych w XMLu jest podany na stronie BIP.
Uporządkowany zbiór dokumentów przeznaczonych do przekazania przekazuje się w jednym pliku, podpisanym przez przedsiębiorcę.
