GeniuszBR – instrukcja obsługi

Instalacja

Należy rozpakować pobrany plik GeniuszBRSetup, uruchomić go i przejść przez proces instalacji. Program zostanie zainstalowany w katalogu c:\SMOLAREK\GeniuszBR a na pulpicie zostanie utworzona ikona programu.

Konfiguracja

Na górnej belce programu podpowiadają się czynności do wykonania w ramach konfiguracji. Wciśnięcie przycisku przenosi w miejsce, w którym daną czynność można wykonać.

Baza danych programu

Do pracy z programem wymagane jest utworzenie bazy danych na serwerze SQL server. Zalecana jest wersja 2017. Program nie był testowany z wcześniejszymi wersjami.

Jeśli na komputerze, na którym jest instalowany program, jest zainstalowany program Płatnik pracujący z bazą SQL, to GeniuszBR odnajdzie ten serwer i go podpowie. W przeciwnym razie należy podać nazwę serwera oraz ewentualnie dane dostępowe (login/hasło) do serwera. Nazwy bazy danych zmienić nie można.

Serwer pocztowy i szablony maili

Aby móc wysyłać powiadomienia konieczne jest podanie informacji o serwerze pocztowym. Należy wpisać:

  • adres email wysyłającego
  • nazwę wysyłającego (domyślnie podpowiada się GeniuszBR)
  • login do serwera pocztowego
  • hasło
  • adres serwera SMTP
  • oraz port serwera (domyślnie podpowiada się 587)

Te informacje można uzyskać od dostawcy poczty.

Po zapisaniu danych program próbuje wysłać testowego maila do użytkownika adresu email. Pojawienie się jakiegokolwiek błędu świadczy o problemach z konfiguracją i wymaga poprawienia.

Program dostarczany jest z dwoma szablonami:

  • email podatkowy
  • email ZUS

Szablony są dostępne w programie do edycji. Można je dowolnie zmieniać pamiętając jedynie o zachowaniu pól, w których będą umieszczane informacje podatkowe. Jeśli nie potrafisz edytować HTML – nie zmieniaj szablonów. Oryginalne szablony są zawsze zapisane jako pliki w katalogu programu, odpowiednio ZUS.txt i podatki.txt

Połączenie do Płatnika

Jeśli program Płatnik jest zainstalowany na komputerze, na którym instalowany jest GeniuszBR, to zostanie automatycznie wykryte połączenie do Płatnika i wystarczy je zaakceptować. W przeciwnym razie należy wpisać dane do połączenia się bazą SQL lub Access.

Po zapisaniu danych program odszuka firmy w bazie i uzupełni ich listę w programie w menu: konfiguracja->Firmy

W programie można zdefiniować dowolną liczbę baz Płatnik.

Połączenie do Płatnika nie jest obowiązkowe do działania programu

Połączenie do baz księgowych

Program umożliwia podłączenie do różnych baz księgowych na różnych serwerach.

Bazy SQL – Optima, Insert, enova

Po podaniu nazwy serwera oraz danych dostępowych program sam odnajdzie bazy danych klientów na tym serwerze oraz sam rozpozna z jakiego programu pochodzą.

Program automatycznie też połączy skonfigurowane już bazy Płatnika z bazami z programów księgowych. W przypadku większej liczby baz ten proces trwa kilkanaście lub nawet kilkadziesiąt sekund.

W programie można zdefiniować dowolną liczbę serwerów i dowolną liczbę baz danych.

Konfiguracja SMS

[aktualnie wysyłanie SMS jest przełączone w tryb testowy]

Program współpracuje z dostawcą usług SMS o nazwie SMSAPI. W programie można zdefiniować szablon SMS oraz należy podać token i nazwę wysyłającego, które to wartości można zdefiniować u dostawcy.

Sposoby wysyłania powiadomień

W menu Konfiguracja -> Firmy będą widoczne odnalezione w bazach danych firmy wraz z informacją z jakiego systemu księgowego pochodzą. Będą one wstępnie oznaczone znakiem zapytania, czyli “do skonfigurowania”

Do wysyłania powiadomień konieczne jest wpisanie adresu email klienta i/lub numeru telefonu. Po wpisaniu jednej z tych wartości automatycznie zaznaczany jest checkbox przy danej firmie. Po zakończeniu wpisywania adresów email wystarczy wcisnąć przycisk “zapisz i aktywuj zaznaczonych” by zapisać dane.

Firmy, których nie chcemy już obsługiwać można oznaczyć jako nieaktywne.

Firmy nieaktywne można ponownie aktywować.

[edycja firmy w tym momencie jest w fazie tworzenia]

[docelowo program będzie w wybranych interwałach czasowych sprawdzał skonfigurowane serwery i samodzielnie dodawał nowe firmy do listy]

Licencja

Program pokazuje Hardware ID oraz umożliwia wpisanie klucza programu celem aktywacji lub zamówienie DEMO na 10 dni.

[w wersji testowej program działa do 31 sierpnia 2023]

W przypadku braku licencji możliwe jest konfigurowanie programu, baz Płatnika, baz księgowych, szablonów maili i SMS oraz przeglądanie już wysłanych powiadomień, jednak nie jest możliwe pobieranie nowych deklaracji oraz wysyłanie powiadomień.

Praca z programem

Wciśnięcie przycisku dzwonka powoduje uruchomienie głównej części programu, czyli wysyłania informacji o podatkach i składkach ZUS. Program kolejno:

  • odnajduje wygenerowane i zamknięte (zablokowane) deklaracje w poszczególnych bazach i zapisuje te informacje w swojej bazie
  • wysyła emaile do firm, pod zdefiniowane adresy email
  • wysyła SMSY do firm, pod zdefiniowane numery telefonów [funkcja wyłączona]

Pobierane są wyłącznie deklaracje z poprzedniego miesiąca.

[w wersji testowej wciśnięcie przycisku powoduje jednorazowe uruchomienie procesu pobrania i wysyłki]

Przeglądanie deklaracji

W programie można przejrzeć pobrane deklaracje oraz filtrować je po typie

Przeglądanie powiadomień

W programie można przejrzeć wysłane powiadomienia, zarówno email jak i SMS oraz obejrzeć treść każdego z nich.

Praca w tle

[funkcja wyłączona w wersji testowej]

Uruchamiana jest opcja pobierania deklaracji i wysyłania powiadomień w wybranych interwałach czasowych. Program jest minimalizowany do ikony koło zegara. Dwukrotne jej kliknięcie powoduje przywołanie programu na pełen ekran.