Anulowanie paragonu z błędem
Wyobraźmy sobie sytuację, że sprzedano paczkę gwoździ za 7zł, jednak przez pomyłkę na kasie zaewidencjonowano 700zł. Jak to skorygować?
Przedsiębiorca musi zaprowadzić ewidencję pomyłek i oczywistych błędów. Przepisy nie mówią czy ma to być broszura czy luźne kartki. Określają jednak minimum informacji jakie się muszą tam znaleźć. Są to:
- Wartość brutto oraz wartość podatku VAT błędnie zaewidencjonowanego na kasie
- Krótki opis przyczyny i okoliczności błędu
- Oryginał paragonu
My od siebie dodalibyśmy jeszcze:
- Liczbę porządkową wpisu
- Numer paragonu
- Podpis sprzedawcy
Wynika z tego, że aby w ogóle móc mówić o korekcie błędu, trzeba posiadać oryginał paragonu. Jeżeli paragon zostanie wydany klientowi – nie ma możliwości skorygowania sprzedaży.
Przykładowy wpis w ewidencji korekt dla sytuacji opisanej powyżej będzie wyglądał następująco:
| Lp | Numer paragonu | Kwota brutto | Kwota VAT | Opis przyczyny błędu | Podpis sprzedawcy |
| 1 | D1232123 | 700 | 130,89 | Pomyłka podczas wprowadzania ceny |
Kolejnym wymogiem jest konieczność zarejestrowania poprawnej sprzedaży na kasie. Wprawdzie nie ma obowiązku dołączania do ewidencji poprawnego paragonu (paragon należy wydać klientowi), jednak można się liczyć z tym, że w przypadku kontroli bardzo dużych sum, organy kontrolujące mogą próbować sprawdzić czy dany paragon był wystawiony ponownie, tym razem poprawnie. Przepisy nie mówią nic na temat tego co zrobić, jeśli do sprzedaży wcale nie doszło. Wg nas wygląda to na niewielkie niedopatrzenie Ustawodawcy.
A co jeśli wszystko przebiegło bardzo szybko i do tego błędnego paragonu została już wystawiona faktura? Zdarzają się systemy automatycznie drukujące faktury, więc nie jest to sytuacja czysto teoretyczna. Ten przypadek nie został omówiony w przepisach, dlatego sugerujemy zastosowanie standardowej ścieżki postępowania:
- Błędny paragon należy dołączyć do błędnej faktury.
- Należy wystawić fakturę korygującą (bez paragonu), zmniejszającą sprzedaż do zera
Następnie należy ponownie wystawić poprawny paragon i ewentualnie fakturę do niego.
Zaznaczamy, że aby można było pomniejszyć sprzedaż, to na fakturze korygującej musi się znaleźć informacja o odebraniu faktury przez nabywcę. W naszej opinii wystarczy data i podpis odbierającego.
Reklamacja albo zwrot towaru
Bardzo podobna sytuacja występuje w przypadku zwrotów towarów albo reklamacji. Przedsiębiorca musi zaprowadzić kolejną ewidencję nazywaną ewidencją reklamacji i zwrotów. Ta ewidencja musi obowiązkowo zawierać:
- Datę sprzedaży
- Nazwę towaru lub usługi
- Termin dokonania zwrotu lub reklamacji towaru lub usługi
- Wartość brutto towaru lub usługi oraz wartość VAT
- Zwracaną klientowi kwotę brutto i naliczony w niej VAT (w przypadku częściowych zwrotów)
- Dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży
- Protokół przyjęcia zwrotu lub reklamacji podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.
Wyraźnie widać dlaczego sprzedawcy wymagają od nas paragonów podczas reklamacji – po prostu w ewidencji zwrotów powinien znajdować się dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży. Oczywiście nie musi to być paragon ani nawet faktura. Może to być dowolny dokument pozwalający uznać, że transakcja miała miejsce, a teraz jest reklamowana lub wycofywana – nawet wydruk korespondencji mailowej.
Drugim istotnym elementem jest protokół reklamacyjny. Warto go opracować i dostosować do swoich potrzeb. Protokół koniecznie musi być podpisany przez obie strony transakcji. Brak protokołu skutkuje brakiem możliwości zmniejszenia podatku przy zwrotach.
Należy też ująć datę sprzedaży, co oznacza konieczność jej ustalenia, a tu znów paragon będzie bardzo pomocny.
Ponieważ podpis sprzedawcy istnieje na protokole reklamacji, umieszczanie go w ewidencji wydaje się zbędne.
A co jeśli do zwracanego towaru lub usługi została wystawiona faktura? Należy postąpić dokładnie tak, jak w przypadku opisanym powyżej, zwracając szczególną uwagę na podpis odbiorcy. UWAGA – w przypadku zwrotów wpis w ewidencji zwrotów i reklamacji jest nadrzędny i obowiązkowy zawsze. Należy go wykonać niezależnie od wystawienia korekty do faktury. Ze swej strony zalecamy dołączenie faktury korygującej do ewidencji korekt (zszycie, trwałe spięcie), by przez pomyłkę w księgowości nie nastąpiło podwójne skorygowanie sprzedaży.
Zachodzi jeszcze pytanie kiedy można zmniejszyć sprzedaż jeżeli do zwracanego towaru wystawiono fakturę a później fakturę korygującą: czy w dacie podpisania protokołu zwrotu, czy w dacie odebrania faktury korygującej przez nabywcę, czy może jakiejś innej? Sugerujemy by w pierwszej kolejności zadbać o podpis z datą na fakturze korygującej a potem dokonać wpisu w ewidencji korekt, z dokładnie tą samą datą co na korekcie.
