W roku 2022 w polskim porządku prawnym pojawi się nowy rodzaj faktury: faktura ustrukturyzowana. Czym jest ta nowa faktura elektroniczna i dlaczego już teraz warto ją poznać? O tym mówi poniższy artykuł.
Czym jest faktura ustrukturyzowana?
Jest to faktura stworzona i istniejąca jedynie w postaci elektronicznej. Jej nazwa „ustrukturyzowana” wywodzi się z faktu, iż dane jakie są w niej zawarte są określone za pomocą odpowiednich struktur XML.
Faktura taka jest przechowywana wyłącznie w systemach informatycznych. Nie ma potrzeby jej drukowania ani podpisywania. Użytkownik (wystawca lub odbiorca faktury) będzie mógł zobaczyć jej treść bezpośrednio w komputerze, z pomocą oprogramowania, które wyświetli jej zawartość.
Jak to ma działać?
Faktury ustrukturyzowane będą zapisywane i przechowywane przez okres 10 lat w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) prowadzonym przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Użytkownik, który będzie wystawiał nową e-fakturę, będzie ją wysyłał do KSeF. Fakturę uznaje się za wystawioną w momencie, w którym KSeF nada jej unikatowy numer.
Aby móc wysłać fakturę do KSeF użytkownik musi być zautoryzowany, czyli podać jakąś formę nazwy użytkownika i hasła. Sposoby autoryzacji określi Minister Finansów.
Aby można było się posługiwać e-fakturami, odbiorca takiego dokumentu musi wyrazić na to zgodę. Jeśli się zgodzi, faktura będzie mu udostępniana w systemie KSeF. Dodatkowo, inne osoby poza wystawcą i odbiorcą faktury mogą mieć dostęp do faktur. Uprawnienia będą nadawane na podstawie rozporządzenia, które wyda Minister Finansów.
Zapewne Biura Rachunkowe będą chętnie korzystać z tej formy otrzymywania faktur.
Czy będzie łatwiej czy też trudniej?
To zależy.
Faktura elektroniczna ustrukturyzowana posiada konkretne, zdefiniowane pola, takie jak numer NIP odbiorcy, nazwa towaru lub usługi czy też forma płatności. Niektóre z tych pól mają predefiniowane wartości, dzięki czemu nie da się wybrać wartości innych niż określone w strukturze e-faktury. Oczywiście takie rozwiązanie zmniejszy liczbę błędów i pomyłek.
W przypadku gdy obie strony transakcji będą posługiwać się e-fakturami zniknie problem polegający na określeniu kiedy odbiorca fakturę otrzymał. Datą otrzymania e-faktury będzie ta sama data, co data jej utworzenia w systemie KSeF.
Zniknie też problem związany z korektami faktur wprowadzony przez pakiet „uproszczeń” SLIM VAT. Zmniejszenia podatku naliczonego po stronie nabywcy będzie się dokonywać w miesiącu otrzymania faktury (czyli w dacie jej wystawienia).
Znikają też zbędne obowiązki po stronie wystawcy, takie jak konieczność oznaczania korekty czy duplikatu faktury. Nie będzie nawet obowiązku podawania przyczyny korekty, jako że ze struktury faktury będzie wynikać, czy korekta jest wynikiem błędu istniejącego już w momencie jej wystawiania (np. pomyłka w cenie) czy też przyczyn, które wydarzyły się później (np. udzielenie rabatu zbiorczego).
Z drugiej jednak strony faktura ustrukturyzowana zawierać będzie mnóstwo informacji, których do tej pory nie było konieczności umieszczania na fakturach. Chodzi o informacje takie jak kody GTU czy TP, związane z rozliczaniem podatku VAT. Przedsiębiorca zatrudniający fakturzystę będzie musiał przeszkolić ją ze znajomości około 300 oznaczeń jakie mogą pojawić się w konkretnych przypadkach.
W szczególności kod TP, odnoszący się do podmiotów powiązanych, może nastręczać ogromnych problemów użytkownikom systemu. Wyobraźmy sobie sprzedawcę w podmiocie wystawiającym dziesiątki lub setki faktur dziennie – np. stację paliw lub sklep internetowy. Sprzedawca, który ma poprawnie wystawić fakturę i oznaczyć ją kodem TP, musi niemal na pamięć znać strukturę własności podmiotu, w którym pracuje, znać podmioty powiązane kapitałowo, ich zarządy oraz najbliższą rodzinę. W przeciwnym razie może błędnie wystawić dokument, co może go narazić na sankcje karno-skarbowe.
Jak się przygotować?
W roku 2022 korzystanie z KSeF będzie dobrowolne, jednak Ministerstwo Finansów planuje, że od roku 2023 wszystkie faktury mają istnieć wyłącznie w postaci elektronicznej. Sugerujemy by sprawdzić, czy oprogramowanie zostanie dostosowane do współpracy z powstającym KSeF i odpowiednio do tej informacji zareagować, tak by z początkiem roku 2022 móc wystawiać faktury elektronicznie.
Jeżeli w twojej firmie faktury są wystawiane jeszcze „papierowo”, to najwyższy czas przejść na formę elektroniczną i się jej nauczyć.
Warto też już teraz zaplanować szkolenia dla pracowników, którzy wystawiać będą faktury, by nie popełniali błędów skutkujących odrzuceniem e-faktury przez KSeF.
Biuro Rachunkowe, z którym współpracuje podatnik zapewne będzie chciało otrzymać dostęp do wystawianych i otrzymywanych przez klienta faktur. Warto dopracować procedury w tym zakresie.
Link do ustawy na stronach Sejmu:
