Jak długo należy przechowywać dokumentację pracowniczą?
Od 2019 możliwe są 3 przypadki:
- Pracownik został zatrudniony po 1 stycznia 2019. W tej sytuacji okres przechowywania jego dokumentacji zawsze będzie wynosił 10 lat.
- Pracownik został zatrudniony przed 1 stycznia 1999. W tej sytuacji okres przechowywania dokumentacji zawsze będzie wynosił 50 lat.
- Pracownik został zatrudniony między 1 stycznia 1999 a 31 grudnia 2018. Zasadniczy okres przechowywania jego dokumentacji wynosi 50 lat, jednak po spełnieniu określonych warunków może być skrócony do 10 lat.
Jakie warunki należy spełnić by skrócić okres do 10 lat?
Przypominamy, że dotyczy to wyłącznie pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 a 31 grudnia 2018. Pracownikom zatrudnionym wcześniej nie da się skrócić okresu przechowywania, natomiast pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 z definicji obowiązuje 10-letni okres.
Pracodawca, który chce skrócić okres przechowywania musi wysłać dodatkowe informacje do ZUS.
Pierwszą z nich jest druk ZUS-OSW. Jest to informacja, że pracodawca zamierza skrócić okres przechowywania dokumentacji i zobowiązuje się do dostarczenia dodatkowych raportów do ZUS w terminie 1 roku.
Druga informacja dotyczy każdego byłego pracownika. Należy sporządzić i wysłać do ZUS druk ZUS-RIA, mówiązy o sposobie rozwiązania umowy o pracę oraz zawierający dodatkowe informacje pomocne w ustaleniu podstawy emerytalnej.
O wysłaniu tych dokumentów do ZUS oraz o skróceniu okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej należy też powiadomić byłych pracowników.
Jakie dodatkowe informacje należy przekazać pracownikom w przypadku 10-letniego okresu przechowywania?
Wszystkim pracownikom, których umowy o pracę były zawarte po 1 stycznia 2019 i którym w związku z zakończeniem umowy o pracę wydawane jest świadectwo pracy, należy wydać dodatkową informację określającą:
- do kiedy będzie przechowywana dokumentacja pracownicza
- w jakim terminie pracownik ma możliwość jej odebrania
- w jakim terminie pracodawca może zniszczyć dokumentację pracowniczą
Wzór takiej informacji zawarty jest na dole tego wpisu.
Nasze usługi
Wypełniamy dla naszych klientów druki ZUS-OSW oraz ZUS-RIA. Jest to usługa płatna, po szczegóły dotyczące ceny zapraszamy do kontaktu z naszym biurem.
Informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej – wzór
