Od początku 2020 roku trwa histeria związana z paragonami do 450zł, z zawartym na nich NIPem, fakturą uproszczoną i fakturą do paragonu z NIP. W poniższym tekście próbujemy wyjaśnić wszystkie wątpliwości związane z tym tematem – od strony sprzedawcy i nabywcy.
Rys historyczny
Paragon z NIP nie jest czymś nowym. Kasy fiskalne produkowane od kilku lat posiadają możliwość zapisania NIPu na paragonie fiskalnym. Faktura uproszczona także nie jest czymś nowym. Informacje o niej zawarte są w ustawie o VAT art. 106e ust 5 od 2014 roku, czyli od 6 lat. Skąd zatem takie nagłe zainteresowanie tym rodzajem faktury?
Czym jest faktura uproszczona?
W zasadzie w ustawie o VAT nie występuje zwrot „faktura uproszczona”. Zgodnie z zasadą zapisaną w artykule 106e ust 5 faktura do kwoty 450zł/100€ może nie zawierać niektórych danych, wciąż będąc fakturą VAT, umożliwiającą odliczanie z niej podatku naliczonego. Taką okrojoną w informacje fakturę nazywa się potocznie „fakturą uproszczoną”. Później powiemy czego dokładnie może na niskowartościowej fakturze nie być.
Co się zmieniło w przepisach o VAT?
Od 1 stycznia 2020 roku w artykule 106b ustawy pojawiły się dwa nowe zapisy, cytujemy:
5. W przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.
6. W przypadku stwierdzenia, że podatnik wystawił fakturę z naruszeniem ust. 5, organ podatkowy ustala temu podatnikowi dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się.
I to tyle.
Jednak w Internecie i wśród księgowych zaczęły pojawiać się błędne, niesprawdzone i nie mające pokrycia w przepisach informacje na temat tego co wolno, czego nie wolno, kiedy należy wystawić paragon a kiedy można wystawić fakturę. Spróbujmy się zmierzyć z zalewającą nas falą dezinformacji.
Czy przepis powyższy dotyczy sprzedaży dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej?
Absolutnie nie! Nie ma żadnych zmian w wystawianiu faktur dla osób fizycznych. Jeśli jesteś nabywcą i chcesz otrzymać fakturę, to tak jak dotychczas masz do niej prawo. I nie masz obowiązku podawania NIP, szczególnie, że najpewniej go nie posiadasz. Dalsza część tekstu dotyczy wyłącznie relacji między przedsiębiorcami.
Jestem sprzedawcą. Co z tymi paragonami?
Zapamiętaj: nie musisz wystawiać paragonów przy sprzedaży dla firm. Nigdy takiego obowiązku nie było. Możesz to robić, masz takie prawo, ustawy tego nie zabraniają, ale zapamiętaj: nie musisz. W zależności od rozwiązań organizacyjnych może być ci wygodniej takie paragony wystawiać przy każdej sprzedaży, ale nie jest to obowiązkowe.
Jeśli jednak już wystawiasz paragony do każdej sprzedaży, to musisz zapamiętać kolejną regułę: Fakturę możesz wystawić wyłącznie w przypadku, gdy na paragonie umieściłeś NIP nabywcy. Jeżeli nabywca nie poda ci NIP, albo zrobi to po wystawieniu paragonu, to wystawienie faktury naraża cię na sankcję – podwójną zapłatę podatku VAT, czyli z paragonu i z faktury.
Możliwe że używasz starszego modelu kasy fiskalnej, który nie jest przystosowany do umieszczania NIP na paragonie a jednocześnie wystawiasz paragony do każdej sprzedaży, także dla firm. W tej sytuacji chyba będziesz musiał przemyśleć czy twoja organizacja sprzedaży ma sens. Z mocy ustawy nie powinieneś wystawiać faktur do paragonów bez NIP.
Jeżeli całość sprzedaży paragonujesz i twoja kasa umożliwia umieszczanie NIP nabywcy na paragonie, dalej możesz tak robić, pamiętając jedynie, by nabywcę zapytać czy chce wyłącznie paragon, czy może fakturę i w zależności od decyzji nabywcy wymagać od niego podania NIPu przed zafiskalizowaniem sprzedaży.
Słyszeliśmy stwierdzenie „fakturę można wystawić tylko do paragonu z NIP”, w związku z czym sprzedawca koniecznie chciał wystawiać paragony, by móc do nich wystawić faktury. To nie tak! Przepis mówi dokładnie odwrotnie – nie wolno wystawić faktury jeśli na paragonie nie ma NIP. Nie ma wymogu wcześniejszego wystawienia paragonu, by później do niego wystawić fakturę.
Czy każdy paragon z NIP staje się fakturą?
Nie. Nikt nie ma wątpliwości, że do paragonów z NIP na kwoty powyżej 450zł wystawić można fakturę. Zwykłą fakturę, tak jak się to robiło do tej pory.
A co z paragonem z NIP o wartości poniżej 450zł? Nabywca otrzymuje paragon z NIP i zaczyna myśleć: Czy mam żądać faktury? Czy może sam paragon jest fakturą uproszczoną? Skąd można to wiedzieć?
Wróćmy do ustawy, art. 106e, ustęp 5:
Faktura [uproszczona] może nie zawierać: 3) w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro – danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy [imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy] i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14 [dane dotyczące ilości, ceny jednostkowej, oraz wartości netto], pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.
Faktura uproszczona musi natomiast zawierać to co zawiera każda inna faktura:
2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
Prosimy by bardzo dokładnie przeczytać ten zapis. Faktura – każda faktura, także uproszczona – musi zawierać numer tej faktury. Numer w ramach jednej lub więcej serii. Numerem faktury uproszczonej nie będzie numer paragonu, bo nie jest to numer nadany fakturze w ramach jednej lub więcej serii, tylko numer paragonu. Numeracja paragonów jest ciągła, ale nie każdy kolejny paragon jest fakturą. Te faktury miałyby wtedy numery niekolejne, przykładowo: 3, 8, 15, 16, 24, 27, 30, a mają mieć zgodnie z ustawą: 1, 2, 3, 4, 5. Rozumiecie państwo różnicę?
Aby zatem ustalić czy dany paragon z NIP jest już fakturą uproszczoną, najprościej jest zapytać wystawcę w którym miejscu jest numer faktury uproszczonej. My to zrobiliśmy. Oto odpowiedź firmy Orlen:
„Fakturą uproszczoną może być paragon z NIP, pod warunkiem, że zawiera: „… 2) KOLEJNY NUMER NADANY W RAMACH JEDNEJ LUB WIĘCEJ SERII, KTÓRY W SPOSÓB JEDNOZNACZNY IDENTYFIKUJE FAKTURĘ; …” (art. 106e ust.1 pkt 2).
NASZYM ZDANIEM NIE MOŻNA POSTAWIĆ ZNAKU RÓWNOŚCI POMIĘDZY NUMEREM PARAGONU A WYMAGANYM PRZEZ PRZEPISY NUMEREM FAKTURY UPROSZCZONEJ (art.106e ust. 1 pkt2). PARAGONY FISKALNE MAJĄ SWOJĄ NUMERACJĘ a FAKTURY UPROSZCZONE POWINNY MIEĆ SWOJĄ, JAK STANOWI WYŻEJ CYTOWANY PRZEPIS.
W SYSTEMACH PKN ORLEN NIE PRZYJĘLIŚMY TYCH REGUŁ – NIE PROWADZIMY ODRĘBNEJ NUMERACJI DLA PARAGONÓW Z NIP, KTÓRE MOGŁYBY BYĆ UZNANE ZA FAKTURY UPROSZCZONE a PARAGON Z NIP POZOSTAJE PARAGANEM.
NATOMIAST NA KAŻDORAZOWE ŻĄDANIE KLIENTA WYSTAWIAMY FAKTURĘ „ZWYKŁĄ” DO PARAGONU Z NUMEREM NIP.”
Paragony z NIP z Orlenu nie są fakturami uproszczonymi. Orlen ma dokładnie takie samo stanowisko jak my.
Odpowiedź z Biedronki:
„W imieniu firmy Jeronimo Martins Polska S.A. pragniemy podziękować za kontakt z Biurem Obsługi Klienta sieci sklepów Biedronka.
W odpowiedzi na zgłoszenie informujemy, że numer faktury znajduje się pod numerem transakcji.”
Paragony z NIP z Biedronki są fakturami uproszczonymi.
Odpowiedź z Kauflandu:
“W odpowiedzi na zapytanie uprzejmie informujemy, że numer faktury uproszczonej znajduje się kilka linijek poniżej SUMY PLN na paragonie, zaczyna się od skrótu nr sys. lub nr transakcji i składa się z cyfr oddzielonych myślnikami.
Nasza firma działa zgodnie z obowiązującym prawem i zapewniamy, że rozwiązanie to jest poprawne. “
Paragony z NIP z Kauflandu są fakturami uproszczonymi.
Natomiast na paragonach z Tesco, na samym dole jest wprost podany numer faktury uproszczonej, razem z odpowiednim napisem.
Wnioski
Jeśli jesteś sprzedawcą: zdecyduj czy prowadzisz odrębną numerację faktur uproszczonych. Jeżeli nie masz takiej numeracji, to wystawiaj klientom „zwykłe” faktury do paragonów z NIP, także do tych do kwoty 450zł. Nie będziesz w ten sposób dublować sprzedaży, bez obaw.
Jeżeli jesteś nabywcą: po prostu spytaj sprzedawcę czy jego paragon z NIP do 450zł jest fakturą uproszczoną, a jeśli tak, to gdzie jest numer faktury. Nie kombinuj.
Artykuł chroniony prawami autorskimi (c) Tomasz Smolarek
ISBN: 978-83-956467-1-3
