Walidator JPK_KR_PD

To aplikacja dla systemu Windows, która pozwala zweryfikować plik JPK_KR_PD(1) przed jego przekazaniem do administracji skarbowej. Co dokładnie sprawdza? Czego nie potrafi? Jakich danych potrzebuje? Poniżej szczegółowe wyjaśnienie.

1. KONTROLA TECHNICZNA I ZGODNOŚĆ Z XSD

Pierwszym etapem jest sprawdzenie czy plik odpowiada wymaganiom technicznym Ministerstwa Finansów.

Program weryfikuje:

• Poprawność składni XML – np. czy wszystkie znaczniki są prawidłowo otwarte i zamknięte.

• Zgodność pliku z oficjalnym schematem XSD Ministerstwa Finansów.

• Obecność elementów wymaganych przez schemat.

• Prawidłową kolejność występowania elementów.

• Poprawność typów danych, np. czy pole liczbowe rzeczywiście zawiera liczbę.

• Format dat i innych danych podlegających ograniczeniom XSD.

• Dopuszczalne długości i zakresy wartości.

• Zgodność wartości ze słownikami zdefiniowanymi w XSD.

• Poprawność przestrzeni nazw XML.

• Zgodność struktury poszczególnych sekcji pliku.

Przykład:

Jeżeli konto księgowe nie ma przypisanego wymaganego znacznika bilansowego, program może wskazać: „Pole S_12_1 (podstawowy znacznik konta) jest puste. Wpisz prawidłowy kod ze słownika znaczników wskazanego w schemacie JPK_KR_PD”. Zamiast kilkuset wierszy technicznych komunikatów otrzymujemy opis błędu w języku polskim.

Program podaje również numer wiersza XML, a w przypadku błędów dotyczących kont, o ile można je jednoznacznie zidentyfikować, także numer i nazwę konta.

2. KONTROLA SUM KONTROLNYCH

Program samodzielnie przelicza wartości i porównuje je z informacjami zapisanymi w sekcji kontrolnej JPK.

Sprawdza:

• C_1 – liczbę zapisów dziennika.

• C_2 – sumę wartości z pola D_11.

• C_3 – liczbę zapisów na kontach księgowych.

• C_4 – sumę zapisów po stronie Wn.

• C_5 – sumę zapisów po stronie Ma.

Jeżeli suma zadeklarowana w JPK różni się od sumy obliczonej przez walidator, pojawia się komunikat wskazujący obie wartości oraz rozbieżność. Jest to dodatkowe sprawdzenie spójności danych wewnątrz samego pliku.

3. KONTROLA ZESTAWIENIA OBROTÓW I SALD (ZOiS)

To jedna z bardziej rozbudowanych funkcji programu. Walidator analizuje konta księgowe oraz ich wartości wykazane w JPK.

Sprawdza między innymi:

• Czy konta występujące w zapisach księgowych znajdują się również w zestawieniu obrotów i sald.

• Czy identyfikatory kont nie są powtórzone.

• Czy konta podrzędne wskazują istniejące konta nadrzędne.

• Czy nie występują błędne lub cykliczne powiązania między kontami.

• Czy obroty Wn i Ma kont końcowych odpowiadają sumom zapisów księgowych przypisanych do tych kont.

• Czy wykazane salda odpowiadają bilansowi otwarcia i obrotom narastającym.

• Czy obroty kont nadrzędnych są zgodne z sumą obrotów bezpośrednio podrzędnych, jeżeli spełnione są warunki takiego porównania.

• Czy dla pliku obejmującego cały rok występują rozbieżności między obrotami okresowymi a narastającymi.

Przykład:

W zestawieniu obrotów i sald konto 402-01 wykazuje obroty Wn w wysokości 240 000 zł.

Suma zapisów księgowych na tym koncie w JPK wynosi jednak 238 500 zł.

Walidator zgłosi różnicę 1 500 zł i wskaże konto wymagające wyjaśnienia.

Program rozróżnia konta nadrzędne i końcowe, aby nie sumować tych samych obrotów wielokrotnie.

4. KONTROLA SALD KSIĘGOWYCH

Walidator sprawdza arytmetyczną zależność pomiędzy:

• Bilansem otwarcia Wn i Ma.

• Obrotami narastająco Wn i Ma.

• Saldem końcowym Wn i Ma.

Weryfikowana jest zależność:

Saldo końcowe netto = bilans otwarcia netto + obroty narastająco netto.

Jeżeli wykazane wartości nie spełniają tej zależności, program wskazuje konto i obliczoną różnicę. Kontrola jest wykonywana dla kont, dla których dostępny jest komplet danych niezbędnych do obliczenia.

5. KONTROLA DZIENNIKA I ZAPISÓW KSIĘGOWYCH

Program analizuje zapisy znajdujące się w sekcji dziennika.

Sprawdza:

• Czy zapisy odwołują się do kont występujących w ZOiS.

• Czy suma Wn i Ma poszczególnych dekretów jest zgodna.

• Czy numer zapisu nie powtarza się w tym samym dzienniku.

• Czy daty zapisów mieszczą się w okresie objętym plikiem.

• Czy wskazani w zapisach kontrahenci występują w wykazie kontrahentów.

• Czy istnieją rozbieżności między sumą zapisów a danymi kontrolnymi.

Ważne: w przypadku niektórych operacji, zwłaszcza dotyczących ewidencji pozabilansowej, jednostronność zapisu nie musi oznaczać błędu. Dlatego część niezgodności program klasyfikuje jako ostrzeżenia wymagające analizy księgowego, a nie jako bezwzględne błędy.

6. KONTROLA ZNACZNIKÓW KSIĘGOWYCH I PODATKOWYCH

JPK_KR_PD wymaga odpowiedniego oznaczania kont księgowych.

Walidator sprawdza:

• Czy wartości znaczników odpowiadają dopuszczalnym wartościom określonym w XSD.

• Czy pola wymagane przez schemat zostały prawidłowo wypełnione.

• Czy występują określone niespójności oznaczeń kont pozabilansowych.

• Czy dane ze znaczników podatkowych mogą wskazywać na rozbieżności z informacjami wykazanymi w RPD.

Program rozpoznaje między innymi oznaczenia podatkowe PD1, PD2, PD4 i PD5 na potrzeby podstawowych kontroli porównawczych.

Istotne zastrzeżenie: poprawność techniczna znacznika nie oznacza jeszcze, że został on prawidłowo przypisany do konkretnego konta. O tym decydują rzeczywisty charakter operacji i obowiązujące przepisy.

7. PODSTAWOWA KONTROLA RPD

Walidator przeprowadza również określone kontrole dotyczące danych podatkowych.

Dla odpowiednich znaczników PD zestawia orientacyjnie obroty netto oznaczonych kont z wartościami w polach RPD:

• PD1 – K_1.

• PD2 – K_2.

• PD4 – K_4.

• PD5 – K_5.

Takie porównanie jest wykonywane tylko wtedy, gdy plik obejmuje pełny rok obrotowy i podatkowy oraz dostępne są kompletne dane konieczne do obliczenia.

Dlaczego to ważne? Ponieważ wartości podatkowe nie zawsze wynikają bezpośrednio z prostego sumowania obrotów kont. Mogą występować korekty, różnice między wynikiem bilansowym i podatkowym oraz inne zdarzenia wymagające odrębnego ujęcia. Różnica między obrotami kont a RPD jest sygnałem do analizy, a nie automatycznym stwierdzeniem błędu podatkowego.

8. KONTROLA OKRESÓW SPRAWOZDAWCZYCH

Program sprawdza:

• Czy data początkowa nie jest późniejsza niż data końcowa.

• Czy okres objęty JPK mieści się w wykazanym roku obrotowym.

• Czy okres objęty JPK mieści się w wykazanym roku podatkowym.

• Czy daty wybranych zapisów księgowych są zgodne z okresem raportowania.

Walidator uwzględnia przy tym różnicę pomiędzy obrotami za okres a obrotami narastająco.

9. CZYTELNE KOMUNIKATY I RAPORTY

Nie chcieliśmy tworzyć narzędzia, które wyświetla wyłącznie niezrozumiałe komunikaty XML.

Dlatego walidator:

• Wyświetla błędy ludzkim językiem

• Rozdziela błędy od ostrzeżeń.

• Wskazuje numery wierszy XML, jeśli można je ustalić.

• Przy wybranych nieprawidłowościach identyfikuje numer i nazwę konta księgowego.

• Pokazuje wartości deklarowane, obliczone i występujące różnice.

• Umożliwia otwarcie szczegółowego opisu błędu.

• Zachowuje oryginalne komunikaty techniczne do dalszej diagnostyki.

• Pozwala analizować wiele plików XML podczas jednej weryfikacji.

Po zakończeniu kontroli raporty są zapisywane w pięciu postaciach:

• HTML – czytelny raport do przeglądania.

• CSV – lista wykrytych błędów i ostrzeżeń.

• JSON – szczegółowe dane do dalszego przetwarzania.

• CSV uzgodnień – rozbieżności pomiędzy ZOiS i zapisami księgowymi.

• CSV PD/RPD – wyniki orientacyjnych zestawień podatkowych.

10. CZEGO WALIDATOR NIE ROBI?

To równie ważne jak lista dostępnych funkcji.

Program:

• Nie prowadzi ksiąg rachunkowych.

• Nie poprawia automatycznie błędnych zapisów.

• Nie zmienia znaczników na kontach księgowych.

• Nie ustala samodzielnie, czy dany koszt stanowi koszt uzyskania przychodów.

• Nie rozstrzyga, czy dany przychód jest przychodem podatkowym.

• Nie porównuje danych z bilansem ani rachunkiem zysków i strat.

• Nie porównuje kolejnych plików JPK w celu wykrywania brakujących miesięcy.

• Nie przesyła plików do Ministerstwa Finansów.

• Nie gwarantuje, że poprawny technicznie plik zawiera prawidłowe rozliczenie podatkowe.

WALIDATOR NIE ZASTĘPUJE KSIĘGOWEGO ANI DORADCY PODATKOWEGO.

Jego zadaniem jest wykrywanie określonych nieprawidłowości technicznych, arytmetycznych i logicznych, które można zidentyfikować na podstawie danych zawartych w JPK.

11. CZEGO PROGRAM POTRZEBUJE DO DZIAŁANIA?

1. Komputer z systemem Windows 10 albo 11.

2. Plik JPK_KR_PD w formacie XML z systemu księgowego.

3. Dostęp do Internetu podczas pierwszego pobierania XSD.

4. Odpowiednie zasoby komputera. Czasem będzie potrzeba duuuużo RAMu

5. Miejsce na zapis raportów

12. CO Z BEZPIECZEŃSTWEM DANYCH KLIENTÓW?

To szczególnie istotne dla biur rachunkowych. Walidator działa lokalnie na komputerze użytkownika. Pliki JPK klientów nie są przesyłane do zewnętrznego serwera w celu przeprowadzenia analizy. Połączenie internetowe służy do pobrania schematu XSD Ministerstwa Finansów, ale sam proces sprawdzania zawartości JPK odbywa się lokalnie.

Trzeba jednak pamiętać, że zapisane raporty mogą zawierać dane identyfikacyjne podatnika, numery kont, informacje o zapisach księgowych oraz wartości finansowe, dlatego powinny być chronione tak samo jak pozostała dokumentacja księgowa klienta.

13. JAK INTERPRETOWAĆ WYNIK?

Program rozróżnia cztery podstawowe sytuacje:

OK – nie wykryto nieprawidłowości w wykonanych kontrolach, a walidacja XSD zakończyła się pomyślnie.

OSTRZEŻENIA – nie wykryto błędów kwalifikowanych przez program jako krytyczne, ale występują kwestie wymagające analizy księgowego.

BŁĄD – wykryto niezgodność strukturalną, techniczną lub inną nieprawidłowość zakwalifikowaną jako błąd.

BEZ XSD – wykonano ograniczoną kontrolę bez sprawdzenia zgodności z oficjalnym schematem. Taki wynik nie potwierdza poprawności struktury MF.

Warto podkreślić, że komunikat OK nie jest certyfikatem poprawności ksiąg ani rozliczenia podatkowego. Oznacza wyłącznie, że plik przeszedł zestaw kontroli wykonywanych przez aplikację.

14. DLA KOGO POWSTAŁ WALIDATOR?

Przede wszystkim dla:

• Biur rachunkowych obsługujących podmioty prowadzące pełne księgi rachunkowe.

• Działów księgowości przedsiębiorstw.

• Głównych księgowych.

• Osób odpowiedzialnych za przygotowywanie i kontrolę JPK_KR_PD.

• Specjalistów wdrażających obowiązki związane z JPK w podatkach dochodowych.

W naszej ocenie szczególnie użyteczny może być przy obsłudze wielu podmiotów, gdy konieczne jest powtarzalne kontrolowanie dużej liczby plików.

Dlaczego stworzyliśmy własny walidator? Ponieważ poprawność techniczna pliku i poprawność danych księgowych to dwie różne kwestie.

Sam fakt, że system księgowy wygenerował XML, nie przesądza o jego zgodności ze strukturą ani o spójności wszystkich zawartych w nim danych. Chcieliśmy mieć narzędzie, które nie ogranicza się do odpowiedzi „plik poprawny” lub „plik błędny”, ale potrafi również wskazać, gdzie występuje rozbieżność i czego ona dotyczy. WALIDATOR JPK_KR_PD łączy zatem kontrolę techniczną XSD z dodatkowymi testami arytmetycznymi i logicznymi danych księgowych.

Narzędzie jest rozwijane i testowane. Obsługuje obecnie strukturę JPK_KR_PD(1), XSD v1-1. Nie jest oficjalnym walidatorem Ministerstwa Finansów i nie zastępuje kontroli podatkowej ani merytorycznej weryfikacji ksiąg.