Od 2019 roku sprawozdania finansowe podmiotów wpisanych do KRSu są sporządzane wyłącznie w postaci elektronicznej (pliki XML, struktura JPK_SF) oraz są przekazywane bezkosztowo do KRSu za pośrednictwem systemów teleinformatycznych. Procedura wygląda podobnie jak w latach ubiegłych, jednak system Ministerstwa Sprawiedliwości, odpowiadającego za eKRS jest na tyle skomplikowany, że warto stworzyć choćby krótką instrukcję postępowania. Oto ona.
Gotowe sprawozdanie wysyła się z poziomu https://ekrs.ms.gov.pl/, odnośnik „bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych”
Następnie należy się zalogować
Możliwe jest zalogowanie się Profilem Zaufanym, co chyba jednocześnie jest najprostszą metodą. Z poziomu ostatniego okna możliwe jest też założenie konta w PRS.
Po zalogowaniu się widać menu, w którym widać aktualnie składane zgłoszenia i korekty.
Należy nacisnąć przycisk „Dodaj zgłoszenie”
Następnie należy wyszukać podmiot po numerze KRS.
Jeśli nie pamiętamy numeru KRS swojego podmiotu, możliwe jest wyszukanie go za pomocą wyszukiwarki po NIP lub nazwie: https://wyszukiwarka-krs.ms.gov.pl/
Po wyszukaniu klikamy „Zarejestruj nowe zgłoszenie”
Na kolejnej stronie widać osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu oraz pełnomocników. Jest to informacja pomocnicza. Naciskamy przycisk „Następny krok (2/4)”
Następnie na dole strony klikamy „Dalej”
W tym kroku podajemy roboczą nazwę zgłoszenia (można pozostawić nazwę podpowiadaną przez system), okres, za jaki składane są dokumenty (będzie to najczęściej 1 stycznia – 31 grudnia poprzedniego roku) oraz rodzaj zgłoszenia (zazwyczaj po prostu „Roczne sprawozdanie finansowe i inne dokumenty”)
Następnie dodajemy dokumenty. Zazwyczaj są to 3 następujące:
- Roczne sprawozdanie finansowe (plik XML)
- Uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego
- Uchwała o podziale zysku lub pokryciu straty
Dla każdego z tych dokumentów system wymaga podania daty jego sporządzenia.
UWAGA: za datę sporządzenia sprawozdania system eKRS uważa datę wpisaną w odpowiednim polu w sprawozdaniu finansowym. NIE JEST to data dzisiejsza, ani data podpisania przez osobę której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych ani też żadna z dat podpisów zarządu.
Przez krótki czas eKRS waliduje plik XML. Po naciśnięciu przycisku „Odśwież” można sprawdzić, czy dokument został zwalidowany oraz o przyczynach braku walidacji. Dokumenty z błędem nie mogą być oczywiście wysłane.
W szczególnych, rzadkich przypadkach, w kroku 3/4 konieczne jest dodanie dodatkowych dokumentów.
W ostatnim kroku osoby uprawnione do reprezentacji podpisują zgłoszenie. Możliwe jest podpisanie przez każdego z reprezentantów dokumentów od razu (z wykorzystaniem 3 pionowych kropek w kolumnie „Działania), albo przekazanie dokumentów do podpisu.
Po poprawnym podpisaniu zgłoszenia przez wszystkich reprezentantów należy nacisnąć przycisk „Wyślij zgłoszenie do Repozytorium…”. Przycisk ten będzie aktywny wyłącznie wtedy gdy zgłoszenie zawiera komplet informacji, dokumenty są zwalidowane, a sprawozdanie w XML poprawne.
