Sednem zmian jest art. 96b ustawy o VAT, wprowadzający elektroniczny wykaz podmiotów będących czynnymi podatnikami VAT, wraz z ich numerami rachunków bankowych. W wykazie tym mają znajdować się między innymi
„numery rachunków rozliczeniowych, o których mowa w art. 49 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe, lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której podmiot jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną przez członka działalnością gospodarczą – wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR w rozumieniu art. 119zg pkt 6 Ordynacji podatkowej.”
Wykaz będzie aktualizowany raz dziennie, w dni robocze.
Z faktu zaistnienia wykazu podatników wynika szereg kolejnych faktów, które poniżej omówimy.
Obowiązek dokonywania płatności na rachunki w wykazie
Wszyscy podatnicy zostali zobowiązani do dokonywania płatności za towary i usługi nabywane od czynnych podatników VAT na rachunki znajdujące się w wykazie.
Obowiązek ten dotyczy transakcji handlowych o wartości większej niż 15.000zł. Należy jednak pamiętać, że definicja „transakcji handlowej” nie jest jasna w polskim prawie. Ministerstwo Finansów stoi na stanowisku, że w przypadku usług świadczonych na podstawie umowy, do limitu należy wliczać wszystkie wystawiane na podstawie tej umowy faktury, niezależnie od okresu czasu, w jakim zostały wystawione. Zatem transakcja handlowa o wartości większej niż 15.000 może dotyczyć także zakupów dokonywanych nieregularnie w hurtowni – jedynie dlatego, że podpisano umowę o współpracy. Podobnie płatności na rzecz biura rachunkowego, wykonywane na podstawie comiesięcznych faktur i umowy, w ocenie MF podlegają pod limit płatności 15.000zł.
Czy inne sposoby regulowania zobowiązań, takie jak płatność kartą, kompensata czy potrącenie podlegają pod powyższy obowiązek? Nie, MF w uzasadnieniu projektu zmian twierdzi, że zmieniane regulacje nie będą miały zastosowania do regulowania zobowiązań innych niż poprzez zapłatę na rachunek bankowy.
Konsekwencje w podatku dochodowym
Została zmieniona ustawa o PIT oraz o CIT. W przypadku niezastosowania się do obowiązku zapłaty na rachunek w wykazie, najogólniej mówiąc podatnik nie ma prawa do zaliczenia wydatku w koszty uzyskania przychodu. Jeżeli natomiast już to zrobił, to ma obowiązek skorygować koszty w miesiącu w którym zlecił płatność niezgodnie z ustawą. W przypadku braku możliwości skorygowania kosztów (np. w sytuacji gdy koszty stałyby się wartością ujemną), ma odpowiednio podnieść przychody.
Jedyną możliwością „uwolnienia się” od odpowiedzialności za błędne wysłanie przelewu jest zgłoszenie tego faktu w terminie 3 dni naczelnikowi Urzędu Skarbowego, właściwemu wystawcy faktury. Niestety, ustawodawca w rejestrze podatników VAT nie przewidział zamieszczania adresu zamieszkania podatnika, prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą (JDG), co skutecznie uniemożliwia odnalezienie właściwego naczelnika US, w praktyce czyniąc je niemożliwym.
Czy powyższy zapis ustawowy dotyczy także podatników zwolnionych z VAT? Tak, bo ustawa o PIT/CIT nigdzie nie zawiera takiego wyłączenia. Jeżeli twoja firma nie jest płatnikiem VAT, to i tak od 2020 roku będzie musiała mieć na względzie to, czy jej kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT i sprawdzać numery rachunków bankowych.
Konsekwencje w podatku VAT
Czynny podatnik VAT będzie odpowiadał solidarnie, całym swoim majątkiem wraz z dostawcą towarów i usług za jego zobowiązania podatkowe, w części dotyczącej VAT proporcjonalnie przypadającej na tą dostawę, jeżeli płatności dokonał na rachunek inny niż zgłoszony do wykazu. Podatnik będzie mógł uwolnić się od odpowiedzialności jeżeli – podobnie jak w przypadku podatku dochodowego – złoży w terminie 3 dni odpowiednie zawiadomienie. Odniesienie w ustawie o PIT/CIT do odpowiedniego artykułu Ordynacji Podatkowej wskazuje, że wystarczy złożyć jedno zawiadomienie na każdy przelew, a nie dwa.
Drugą możliwością uwolnienia się od odpowiedzialności będzie zapłata z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności. UWAGA – ta możliwość dotyczy wyłącznie podatku VAT i nie ma wpływu na podatkowe skutki w podatku dochodowym. Innymi słowy, zapłata mechanizmem podzielonej płatności na rachunek niezgłoszony do wykazu uwalnia od konsekwencji w podatku VAT ale nie uwalnia od konsekwencji w podatku dochodowym.
Konsekwencje dla firm JDG
Do tej pory przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi mogli w ramach działalności gospodarczej korzystać z rachunków osobistych i z nich dokonywać płatności oraz na nie przyjmować należności od kontrahentów. Takie rozwiązanie w naturalny sposób pozwalało też uniknąć wejścia w reżim podzielonej płatności i blokady środków na rachunkach VAT.
Po wejściu w życie nowych przepisów nie będzie możliwe zgłoszenie do wykazu rachunku prywatnego przedsiębiorcy, nawet jeżeli jest on wykorzystywany w działalności gospodarczej. Wynika to wprost z art. 96b ustawy o VAT, który mówi o rachunkach rozliczeniowych, czyli innymi słowy – firmowych.
Należy jednocześnie zaznaczyć, że żaden przedsiębiorca JDG nie będzie zmuszony do zgłoszenia rachunku bankowego i wciąż może go nie posiadać, ale konsekwencje wadliwej zapłaty będą dotykać nabywców, co w sposób oczywisty przekłada się na zmiany organizacyjne w firmach.
Konsekwencje organizacyjne dla firm
Nie wiemy jeszcze jak dokładnie będzie wyglądał dostęp do wykazu publikowanego przez szefa KAS. Spodziewamy się i mamy nadzieję, że możliwe będzie sprawdzanie rachunków bankowych kontrahentów z wykorzystaniem narzędzi, które zostaną wbudowane w programy księgowe. Możliwe też, że systemy bankowe będą posiadały możliwość sprawdzania rachunków na które dokonywane będą przelewy i ostrzegania przed wadliwymi płatnościami. Przedsiębiorcy muszą jednak pamiętać, że niezależnie od docelowych rozwiązań, swego rodzaju obowiązkiem powinno stać się każdorazowe sprawdzenie czy rachunek bankowy, na który dokonują płatności, jest rachunkiem zgłoszonym do wykazu.
Należy zwrócić też uwagę, że obowiązku sprawdzania rachunków w praktyce nie da się przerzucić na księgowego. Można oczywiście wyobrazić sobie sytuację, że służby księgowe lub biuro rachunkowe dokonują post factum weryfikacji rachunku bankowego, ale skutkiem takiego działania będzie jedynie wyksięgowanie faktury z kosztów. Zazwyczaj nie będzie też możliwości złożenia zawiadomienia do naczelnika Urzędu Skarbowego, ze względu na upłynięcie terminu 3 dni od daty złożenia przelewu.
Spodziewać się należy, że przynajmniej pewna część przedsiębiorców będzie chciała by to Biuro Rachunkowe walidowało dokonane płatności, nawet jeżeli będzie to robione jedynie w celu wyksięgowania z kosztów konkretnych faktur. Weryfikacja taka będzie jednak bardzo czasochłonna a co za tym idzie – kosztowna dla przedsiębiorcy. W przypadku JDG prowadzących zwykłą Księgę Przychodów i Rozchodów rozwiązaniem byłoby wprowadzenie do programu wyciągu bankowego wraz z numerami rachunków, powiązanie płatności z fakturami oraz odnalezienie wszystkich faktur zapłaconych na wadliwe rachunki bankowe. Taka usługa nie może być tania, choćby ze względu na ogromną odpowiedzialność związaną z błędną weryfikacją podmiotów.
Drugim możliwym rozwiązaniem jest podpisanie przez przedsiębiorcę oświadczenia, że wszystkie faktury opłaca terminowo i na rachunki znajdujące się w wykazie, oraz zobowiązanie do ujawnienia wszystkich faktur zapłaconych inaczej, co pozwoli księgowemu na odpowiednie wyksięgowanie takich faktur.
Terminy wejścia w życie
Wykaz podatników będzie dostępny od 1 września 2019 roku. Obowiązki i sankcje związane z płatnościami zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2020 roku i dotyczyć będą wydatków zaliczonych do kosztów od tej daty, niezależnie od daty faktury.
Poniżej zamieszczamy przykładowy wzór oświadczenia klienta.
