Z dniem 1 stycznia 2018 roku w Polsce zakończy się era papierowej księgowości. Każdy podmiot – osoba fizyczna, spółka cywilna, spółki prawa handlowego i inni – będzie zobowiązany do prowadzenia ewidencji księgowych elektronicznie, oraz obligatoryjnego przesyłania niektórych informacji do Urzędu Skarbowego a pozostałych – na życzenie Urzędu. Forma przesyłania plików to tzw. Jednolity Plik Kontrolny, w skrócie JPK.
W mojej opinii to największa rewolucja podatkowo-biurokratyczna w Polsce od czasu wprowadzenia w 1994 roku podatku od towarów i usług (VAT). Po 1 stycznia 2018 firmy produkujące papierowe ewidencje VAT i Książki Przychodów i Rozchodów zaprzestaną ich produkcji. Po 1 stycznia 2018 księgowi prowadzący ewidencje na papierze będą musieli przenieść swoje ewidencje do komputerów. Od 1 stycznia 2018 roku każdy księgowy będzie musiał posiadać Podpis Elektroniczny, gdyż bez niego nie będzie możliwe przesłanie danych do Urzędu Skarbowego. I każdy, kto jeszcze nie posiada odpowiedniego programu księgowego – będzie musiał się w niego zaopatrzyć lub zlecić usługę do Biura Rachunkowego.
Czym jest JPK?
JPK to opis struktur danych służących do przesyłania informacji z systemów księgowych wprost do Urzędów Skarbowych. Ze względu na stopień ich skomplikowania nie ma fizycznej możliwości samodzielnego stworzenia odpowiednich danych, bez pomocy specjalistycznego oprogramowania.
Jakie struktury danych są opisane w JPK?
Dziś opisane są następujące struktury:
- Księgi rachunkowe
- Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów
- Ewidencja przychodów (ryczałtowa)
- Wyciąg bankowy
- Ewidencje zakupu i sprzedaży VAT
- Faktury VAT – nie mylić z ewidencjami VAT
- Magazyn
Ponieważ JPK w mojej opinii jest nieco puszczony przez MF na żywioł, należy liczyć się z tym, że mogą pojawić się nowe struktury danych, np. dotyczące paragonów. Poza tym istniejące struktury mogą być modyfikowane – dlatego tak ważne jest by mieć program księgowy aktualizowany na bieżąco!
Jak będą wysyłane dane JPK?
Wysyłanie odbywać się będzie bardzo podobnie jak w przypadku deklaracji VAT czy PITów rocznych, czyli będą to zaszyfrowane pliki przesyłane na bramkę Ministerstwa Finansów. Pojawią się jednak pewne ograniczenia: MF nie planuje udostępniania aplikacji do wysyłania (czyli korzystać trzeba będzie z komercyjnych rozwiązań) oraz niemożliwe będzie podpisywanie danymi autoryzującymi (czyli trzeba będzie zakupić Podpis Elektroniczny).
Na potrzeby Urzędów Skarbowych dane zawarte w JPK są traktowane jak deklaracje, zatem trzeba będzie je bezpiecznie przechowywać przez wskazany ustawami okres czasu, czyli zazwyczaj 5 lat. Należy zaznaczyć, że JPK nie da się „wydrukować”. Musi on być przechowywany elektronicznie i bezpiecznie.
Jakie dane i kiedy będą wysyłać podatnicy
Obowiązkowe już jest wysyłanie każdego miesiąca ewidencji zakupu i sprzedaży VAT. Dane zawarte w strukturach ewidencji VAT muszą liczbowo zgadzać się z deklaracją VAT, wysyłaną do Urzędu. Termin przekazania ewidencji jest identyczny z terminem przekazania samej deklaracji VAT.
Od 1 lipca 2016 ewidencje wysyłają największe podmioty.
Od 1 stycznia 2017 roku będą musiały robić to małe i średnie firmy, czyli zatrudniające między 10 a 250 pracowników lub mające obrót netto ze sprzedaży między 2 a 50 milionów €.
Od 1 stycznia 2018 roku będą musiałby robić to wszystkie firmy.
Na żądanie natomiast będą wysyłane przez podatników wszystkie inne zestawy danych. Wysyłka odbywać się będzie po otrzymaniu polecenia z Urzędu Skarbowego.
Największe firmy (ponad 250 pracowników lub ponad 50 milionów € przychodu ze sprzedaży) już muszą być gotowe na wysyłanie JPK. Wszyscy inni będą to robić od 1 lipca 2018 roku.
Co to oznacza dla przedsiębiorcy?
Jeżeli księgowość twojej firmy prowadzi Biuro Rachunkowe to wydaje się, że dla ciebie problem nie istnieje. Warto jednak sprawdzić co księgowy wie o JPK i jak już jest przygotowany. Można się dowiedzieć np.:
- Czy księgowy automatycznie (czyli z programu księgowego) wysyła deklaracje VAT elektronicznie? Jest wielu księgowych, którzy drukują deklaracje i zawożą je do US w formie papierowej. Czy będą w stanie przestawić się na transfer elektroniczny?
- Czy księgowy posiada podpis elektroniczny i czy potrafi z niego korzystać? A jeżeli nie ma to dlaczego do tej pory go nie zdobył?
- Czy oprogramowanie którego używa księgowy JUŻ potrafi obsłużyć JPK? Jeżeli producent oprogramowania nie nadąża za zmianami w przepisać, to może nie być w stanie dostosować się do zmian, jakie MF funduje podatnikom. Kto na tym straci?
- Czy księgowy wie w jaki sposób przechować wysłane pliki JPK i jak długo będzie to robił? Czy posiada odpowiednie zabezpieczenia (jakie?) na wypadek utraty danych?
Jeżeli księgowość prowadzisz komputerowo sam, to musisz odpowiedzieć sobie na podobne pytania i zastanowić czy dalej jesteś gotowy inwestować w siebie, swoją wiedzę, sprzęt i oprogramowanie, czy raczej dochodzisz do wniosku, że lepiej będzie gdy zajmie się tym profesjonalista?
A jeżeli prowadzisz księgowość ręcznie, na papierze, to najwyższy czas zastanowić się, czy warto robić to dalej. Niedługo nie będzie możliwości używania technologii papierowych, więc pozostaje albo zakupić odpowiednie rozwiązania informatyczne, albo znaleźć odpowiedniego księgowego.
Ze swojej strony zachęcamy do jak najszybszego zajęcia się dostosowaniem swojej firmy do nowej ery księgowości w Polsce, która rozpocznie się za około 500 dni!
Źródła:
Art 82 ustawy Ordynacja Podatkowa
Wyjaśnienia MF:
UPDATE: Jeżeli przedsiębiorca prowadząc własną księgowość w żaden sposób nie korzysta z elektroniki (arkusze kalkulacyjne, kalkulatory komputerowe itp) to nie musi wysyłać na żądanie plików JPK. Dziękuję za zwrócenie uwagi p. Andrzejowi.
