GeniuszZUA Ultimate – instrukcja obsługi

Logowanie

Logowanie ma na celu ustalenie uprawnień użytkownika w programie Płatnik. Należy wpisać ten sam login i hasło, jaki używany jest Płatniku. W przypadku błędnego hasła program poinformuje o tym komunikatem.

Aby się zalogować: z rozwijanej listy wybierz nazwę użytkownika. W polu poniżej wpisz hasło. Wciśnij przycisk „Zaloguj”.

Aby się wylogować: wciśnij przycisk „Wyloguj”.

Uruchamianie programu Płatnik

Jeśli jesteś zalogowany w programie GeniuszZUA, możesz uruchomić program Płatnik wciskając przycisk „Uruchom program Płatnik”. Płatnik zostanie uruchomiony i zostaniesz automatycznie zalogowany, bez konieczności podawania loginu i hasła.

Jeśli program Płatnik jest już uruchomiony, na ekranie pojawi się odpowiedni komunikat.

Konfiguracja programu / narzędzia

Program nie wymaga dodatkowej konfiguracji, z wyjątkiem opcji dotyczących pobierania eZLA z ZUS. Po wciśnięciu przycisku „Konfiguracja parametrów programu” pokazuje się okno w którym można zapisać następujące parametry:

login / hasło do usługi eZLA w PUE ZUS, szerzej opisanej w tym dokumencie
ścieżka do bazy, w której przechowywane są zwolnienia lekarskie. W przypadku gdy każde stanowisko wykorzystuje własną bazę nie ma potrzeby wpisywania tam żadnych wartości. Gdy użytkownik chce współdzielić bazę z innymi użytkownikami GeniuszZUA w sieci lokalnej, konieczne jest wpisanie pełnej ścieżki, na którą zostanie przeniesiony pliku bazy GeniuszZUA.db
Format nazw zestawów. Możliwe do użycia makra są opisane w części instrukcji odnoszącej się do zestawów (poniżej)
ścieżka do eksportowanych plików. Wstępnie ustawiona jest ścieżka do katalogu programu (czyli c:\SMOLAREK), jednak możliwa jest jej zmiana. Pliki, które są automatycznie generowane i zapisywane trafiają do poniższych katalogów:
IMIR – do katalogu \IMIR\nazwa_płatnika\*.pdf
eZLA – do katalogu \eZLA\*.csv
zaświadczenia dla emerytów\rencistów – do katalogu \emeryt\*.pdf
zestawienia składek zdrowotnych – do katalogu \GeniuszZUA-zdrowotna\*.xlsx
inne – do katalogu \GeniuszZUA\

W oknie tym dostępne są też specjalne narzędzia bazy danych.

Kopiowanie parametrów przekazu elektronicznego: po zmianie certyfikatu ZUS niektóre biura mają potrzebę skopiowania ustawień przekazu elektronicznego na innych płatników. Można to zrobić ręcznie w Płatniku, lub automatycznie, poprzez GeniuszZUA. Należy ustawić odpowiednio parametry wysyłki u dowolnego płatnika z cechą „Płatnik jest podmiotem upoważnionym…” w kartotece płatnika, a następnie wcisnąć przycisk „Skopiuj parametry…”. Po chwili wszyscy płatnicy będą mieć przypisany odpowiedni certyfikat oraz metodę wysyłki „automatyczna”.

FUNKCJA DOSTĘPNA WYŁĄCZNIE DLA ADMINISTRATORA.

UWAGA: w przypadku gdy kilka podmiotów posiada cechę „Płatnik jest podmiotem upoważnionym”, należy wybrać ten, w którym poprawnie skonfigurowano przekaz elektroniczny, czyli taki, który przechodzi weryfikację. Dopiero po wykonaniu tej czynności należy kopiować ustawienia na innych płatników.

W razie pomyłki, należy wykonać jeszcze raz powyższe kroki.

Konfiguracja płatników

Możliwe jest wyłączenie widoczności niektórych płatników w programie, niezależnie od posiadanych uprawnień. Funkcja może być przydatna dla firm posiadających wielu archiwalnych płatników.

Na liście należy odznaczyć tych płatników, których nie chce się widzieć w programie. Po zapisaniu zmian program będzie pokazywał wyłącznie zaznaczonych płatników.

UWAGA – podczas wysyłki do ZUS wszystkich zestawów ZAWSZE SĄ WYBIERANE WSZYSTKIE ZESTAWY! W tym przypadku NIE DZIAŁA funkcja widoczności!

Pola adres email i telefon zapisują się, jednak aktualnie nie są wykorzystywane.

Import plików KEDU – wybór ścieżki

W polu „Ścieżka do plików KEDU” jest podana aktualna ścieżka, z której będą importowane pliki. Poniżej prezentowana jest lista plików w danym katalogu.

Aby zmienić ścieżkę z której importowane są pliki należy wcisnąć przycisk „Wybierz ścieżkę do plików” i wyszukaj odpowiedni folder.

Import plików KEDU – import

Wciśnięcie przycisku „Importuj pliki KEDU” uruchamia procedurę importu. Jeśli w danej lokalizacji nie ma plików, program poinformuje o tym i zakończy import. Jeśli pliki są, zostanie podjęta próba automatycznego zaimportowania wszystkich plików bezpośrednio do Płatnika. W tym czasie praca z Płatnikiem jest niemożliwa.

Zaznaczenie „Po imporcie skasuj pliki KEDU” powoduje, że po zakończonej sesji importu pliki zostaną bezpowrotnie skasowane.

W programie Płatnik występuje błąd, polegający na tym, iż nie pozwala on uruchomić importu plików KEDU z zaznaczeniem „dla płatników wprowadzonych do Rejestru płatników” jeśli na jakimkolwiek innym stanowisku jest uruchomiony program Płatnik. Zaznaczenie „Wymuś import KEDU na Płatniku” powoduje uruchomienie funkcji eksperymentalnej „oszukującej” w tym zakresie Płatnika. Funkcja ta została przez nas przetestowana na miarę naszych możliwości, jednak nie możemy wykluczyć, iż jej używanie spowoduje nieodwracalne błędy w bazie Płatnika. Użytkownik korzysta z niej wyłącznie na własną odpowiedzialność!

Tworzenie DRA na podstawie dokumentów z poprzedniego miesiąca – pokaż płatników

Za pomocą rozwijanej listy „Mc/rok do skopiowania” należy wybrać poprzedni miesiąc. Zazwyczaj ustawienia domyślne są odpowiednie. Należy pamiętać, że zawsze tworzony jest dokument w miesiącu kolejnym do wybranego.

Wciśnięcie przycisku „Pokaż płatników” powoduje wyświetlenie listy wszystkich płatników zarejestrowanych w programie Płatnik. Prezentowany jest kolejno symbol płatnika, okres deklaracji, NIP, PESEL oraz znakiem „X” zaznaczona jest forma opodatkowania.

W polu „Dochód za mies/Przychód za rok” należy wpisać odpowiednie wartości dla płatników, dla których mają zostać stworzone dokumenty.

W przypadku podatku według skali i liniowego należy wpisać dochód, będący podstawą wyliczenia składki. Program automatycznie ustali najniższą możliwą podstawę składki oraz składkę. Pozostałe wartości w deklaracji będą kopią wybranego miesiąca.

W przypadku podatku zryczałtowanego należy wpisać przychód z danego roku. Podstawą składki będzie odpowiednio przychód z danego lub ubiegłego roku – zależnie od tego która wersja była wybrana w poprzednim miesiącu. Jeśli podstawą są przychody z zeszłego roku, to trzeba wpisać jakąś kwotę, by program wiedział, że trzeba wygenerować DRA, ale nie ma ona znaczenia dla ustalenia wysokości składek.

Każdą kwotę po wpisaniu należy zatwiedzić klawiszem „Enter”. Po wpisaniu wszystkich kwot należy nacisnąć przycisk „Stwórz DRA…”. Program potwierdzi utworzenie dokumentów odpowiednim komunikatem na ekranie.

Zestawy – sprawdź i utwórz

Za pomocą rozwijanej listy „Mc/rok do skopiowania” należy wybrać poprzedni miesiąc. Zazwyczaj ustawienia domyślne są odpowiednie. Wciśnięcie przycisku „Sprawdź” wyświetli listę płatników, którzy mają utworzony co najmniej dokument DRA nie znajdujący się w zestawie oraz drugą listę płatników z dokumentami zgłoszeniowymi, dla których nie ma zestawów.

W polu „Nazwa dla tworzonych zestawów” można wpisać własną nazwę, jaka ma być nadana tworzonym zestawom lub pozostawić domyślną. Możliwe jest skorzystanie z makr, czyli ciągów znaków zamienianych na odpowiednie treści:

[MC] – oznacza miesiąc DRA
[ROK] – oznacza rok DRA
[NAZWASKR] – oznacza nazwę skróconą płatnika z DRA
[TYP] – oznacza typ dokumentu zgłoszeniowego
[NAZWISKO] – oznacza nazwisko osoby w dokumencie zgłoszeniowym
[IMIE] – oznacza imię osoby w dokumencie zgłoszeniowym
[G] – zamieniany jest na „by GeniuszZUA”

Za pomocą checkboksa w każdym wierszu możliwe jest odznaczenie/zaznaczenie płatników dla których chcemy stworzyć zestawy.

Aby utworzyć zestawy należy wcisnąć przycisk „Stwórz zestawy”. Program poinformuje ile zestawów utworzył. Płatnicy, którym zestawy utworzono znikają z listy.

Puste zestawy – sprawdź i skasuj

Za pomocą przycisku „Pokaż puste zestawy” można wyświetlić wszystkie zestawy niezawierające dokumentów. Prezentowana jest nazwa zestawu, data jego utworzenia oraz zazwyczaj symbol płatnika, u którego są one utworzone.

Aby skasować puste zestawy wystarczy wcisnąć przycisk „Usuń puste zestawy”. Domyślnie kasowane są wszystkie takie zestawy. Aby skasować jeden, wybrany, należy zmienić zaznaczenie w polu obok.

Sprawdź statusy zestawów

Wciśnij by zobaczyć statusy zestawów z danego miesiąca i roku. Program pokazuje czy zestawy zawierają błędy, czy zostały już wysłane oraz jaki status mają w ZUS. Ponadto widać kto wysłał zestaw, czy pobrano potwierdzenie oraz jaka jest kwota składek do zapłaty.

Aktualizacja kartotek

Za pomocą tej funkcji można zaktualizować kartoteki płatników.

Czynność wykonywana jest przez robota, który w Płatniku wykonuje żądane operacje.

Możliwe jest zaktualizowanie wybranego płatnika (zaznaczonego), wymagających potwierdzenia lub wszystkich.

Ze względu na fakt, iż aktualizacja pobiera dane z ZUS, konieczne jest podanie PINu do podpisu elektronicznego.

Weryfikacja zestawów

Czynność wykonywana jest przez robota, który w Płatniku wykonuje żądane operacje.

Możliwe jest zweryfikowanie zestawów u wybranego płatnika (zaznaczonego), wymagających weryfikacji lub wszystkich.

Poprawianie błędów kartotek

W sytuacji, gdy dane płatnika w dokumentach nie zgadzają się z danymi płatnika w kartotece w kolumnie „Poprawność danych” pojawia się odpowiedni komunikat. UWAGA – program wykrywa więcej niezgodności niż ich pokazuje Płatnik. Program Płatnik może nie pokazywać niezgodności, a GeniuszZUA już ją wykrywać.

W przypadku posiadania bazy na SQL możliwe jest automatyczne skorygowanie błędów za pomocą przycisku „Popraw błędy”.

Anulowanie potwierdzenia danych w ZUS

Przycisk powstał na potrzeby rocznego rozliczenia składki zdrowotnej.

Wciśnięcie tego przycisku powoduje anulowanie potwierdzenia danych w ZUS dla wybranych płatników, jednak tylko w odniesieniu do składki zdrowotnej. Po wciśnięciu tego przycisku możliwe jest pobranie danych z ZUS poprzez aktualizację kartotek płatników. W trakcie pobrania danych zostaną też pobrane z ZUS dane dotyczące składek zdrowotnych, które są potem dostępne w kartotece płatnika.

Saldo płatnika w ZUS

Program pokazuje stan zadłużenia płatnika w ZUS. Jest to saldo „winien”, czyli jeśli zdarzy się sytuacja, że płatnik jednocześnie ma nadpłatę i niedopłatę, to pokazywana jest niedopłata, a nie różnica tych kwot. UWAGA – nadpłaty nie są pokazywane!

Data salda oznacza datę ostatniej aktualizacji danych w ZUS, a nie datę ostatniej aktualizacji danych płatnika w Płatniku.

Wydruki

Możliwe jest drukowanie zawartości niektórych okien. Po naciśnięciu przycisku „Drukuj” pojawia się podgląd wydruku, a następnie możliwość wyboru drukarki i stron od-do do wydrukowania.

W przypadku okna „Aktualizacje” polecenie „Drukuj zestawy” drukuje wybrany lub wszystkie zestawy z ekranu. Drukowane są dokumenty DRA, RCA, RSA oraz potwierdzenie wysyłki. Wydruki są automatycznie zapisywane w PDF w folderze „Wydruki_ZUS” tworzonym w folderze z konfiguracji programu, z podziałem na firmy.

Excel

W niektórych oknach istnieje możliwość eksportu do Excela. Pliki są zapisywane w folderze wybranym w menu Konfiguracja.

Wysyłka do ZUS

Opcja „Wybieram wysyłkę wszystkich zestawów”:

Zaznaczenie – spowoduje że do ZUS będą wysyłane wszystkie zestawy możliwe do wysłania (zarówno rozliczeniowe jak i zgłoszeniowe). Możliwe jest wybranie przez którego płatnika zostanie wygenerowana wysyłka.

Odznaczenie – program spodziewa się, że użytkownik sam wybierze zestawy do wysłania i wciśnie OK w kreatorze w Płatniku a dopiero potem uruchomi wysyłkę.

Opcja „Tak, po wysyłce pobierz potwierdzenia”

Zaznaczenie – spowoduje, że po wysyłce zostanie uruchomiony kreator pobierania potwierdzeń z ZUS. Potwierdzenia zostaną zarejestrowane w Płatniku

Opcja „Nie wysyłaj, tylko aktualizuj kartoteki”

Zaznaczenie – spowoduje, że po wykonaniu aktualizacji kartotek płatników, których zestawy zostały wybrane, robot do wysyłki zatrzyma się i nie będzie jej kontynuował. Użytkownik dalej ma możliwość dokończenia wysyłki w Płatniku

Pola „Podpis” – należy podać PIN do podpisu elektronicznego. Jeśli użytkownik pracuje zdalnie na bardzo wolnym łączu, może zwiększać wartość parametru „czas w sekundach oczekiwania na podpis”. Wartość 120 sek jest domyślna i jeżeli nie wystarcza, warto zastanowić się nad szybszym łączem internetowym.

„Wyślij” – powoduje uruchomienie robota i wysyłkę do ZUS.

IWA

Wciśnięcie „Sprawdź obowiązek IWA” powoduje przeliczenie liczby ubezpieczonych w poszczególnych miesiącach u wszystkich płatników. W przypadku gdy średnia zaokrąglona ich liczba jest równa lub większa od 10, program komunikuje o obowiązku stworzenia IWA.

Dokument IWA można stworzyć dla danego płatnika lub dla wszystkich wymagających utworzenia.

UWAGA – należy pamiętać, że druk należy uzupełnić o stwierdzone wypadki przy pracy!

IMIR

Pliki zapisywane są w katalogu określonym w menu „Konfiguracja”, w podkatalogu \IMIR\ z podziałem na płatników, każdy ubezpieczony w oddzielnym pliku.

Możliwe jest wygenerowanie druku IMIR dla zaznaczonego ubezpieczonego. Powstaje wtedy jeden dokument (chyba że dany ubezpieczony nie posiadał wypłat w wybranym roku)

Możliwe jest wygenerowanie IMIR dla zaznaczonego płatnika. Zostaną wtedy utworzone dokumeny dla wszystkich ubezpieczonych, którym należy wygenerować IMIR.

Zaznaczenie checkboksa „nie drukuj PESEL Płatnika” powoduje, że na IMIR nie będzie umieszczony numer PESEL płatnika składek. UWAGA – w takiej sytuacji druk jest niezgodny ze wzorcem ministerialnym!

Możliwe jest też wygenerowanie IMIR dla wszystkich ubezpieczonych u wszystkich płatników. Zostanie wtedy wygenerowane odpowiednio wiele dokumentów. UWAGA – opcja jest czasochłonna.

EZLA – baza zwolnień lekarskich z ZUS

Program umożliwia pobieranie, przechowywanie, drukowanie oraz eksportowanie do programów kadrowo-płacowych zwolnień lekarskich (eZLA).

Aby móc korzystać z tej funkcjonalności konieczna jest wstępna konfiguracja programu oraz PUE ZUS, która została dokładniej opisana w poniższym dokumencie:

Pobranie zwolnień rozpoczyna sie od wybrania płatników, dla których zwolnienia mają być pobrane. Należy nacisnąć przycisk „Pokaż płatników”. Zazwyczaj pobierane są wszystkie zwolnienia, dlatego wstępnia ta opcja jest wybrana. Możliwe jest zaznaczanie i odznaczanie płatników oraz odwrócenie zaznaczenia.

ZUS udostępnia możliwość pobrania raportów zawierających zwolnienia wygenerowanych w ostatnich 30 dniach. Ten okres można zawęzić (skrócić) wybierając odpowiednią datę w okienku kalendarza.

Wciśnięcie „Pobierz zwolnienia z ZUS” rozpoczyna pobieranie zwolnień. Przy każdym płatniku zapisany jest rezultat pobrania:

OK – oznacza pozytywne pobranie (nawet jeśli nie ma nowych zwolnień)

Błąd – oznacza, że w komunikacji z serwerami ZUS wystąpił błąd. Możliwe powody: błędnie skonfigurowana usługa w ZUS lub błąd na łączach internetowych.

!!Parsowanie – oznacza że nazwie skróconej płatnika znajduje się błędnie interpretowany znak (np „&”). Z uwagi na fakt, iż ZUS błędnie koduje pliki XML jedynym rozwiązaniem tej sytuacji jest złożenie w ZUS druku ZIPA i zmiana nazwy skróconej płatnika.

Po pobraniu zwolnień są one pokazywane w programie. Domyślnie pokazywane są wszystkie zwolnienia.

Zwolnienia można wyeksportować do pliku *.csv, który potrafią odczytać programy kadrowo-płacowe. Eksportowane są wszystkie widoczne zwolnienia. Zwolnienia zapisywane są w katalogu wybranym w programie w menu Konfiguracja. Każdy płatnik posiada własny plik ze zwolnieniami, o nazwie odpowiadającej nazwie skróconej płatnika.

Za pomocą przycisku „Pokaż/wydrukuj eZLA” możliwe jest wygenerowanie podglądu a następnie wydrukowanie na dowolnej drukarce (w tym drukarce PDF) wybranego zwolnienia lekarskiego.

Preferencyjny ZUS

Zakładka pozwala sprawdzić osoby, które powinny byc przerejestrowane z kodów 0540 i 0570 na kod „następny”.

W przypadku kodu 0540 – sprawdzane jest, czy nastąpiło wyrejestrowanie z kodu. Jeśli tak – dana osoba nie pojawi się na liście.

W przypadku kodu 0570 – możliwe jest kilka kolejnych wyrejestrowań i zarejestrowań (np z uwagi na podjęcie pracy na etat przez daną osobę). W związku z tym program sprawdza datę pierwszego zarejestrowania z tym kodem oraz datę ostatniego wyrejestrowania. Jeśli data wyrejestrowania jest pusta lub nie jest równa „zarejestrowanie plus 24 miesiące” to dana osoba pojawia się na liście.

W przypadku kodu 0590 pokazywane są kolejne daty zarejestrowania i wyrejestrowania danej osoby. Użytkownik musi sam określić czy i kiedy należy przerejestrować osobę na inny kod.

Wiersze mogą być oznaczone kolorem. Kolor żółty oznacza, że do daty przerejestrowania jest mniej niż miesiąc. Kolor czerwony oznacza, że przerejestrowanie winno było nastąpić w przeszłości (jest już po terminie). Kolory nie dotyczą kodu 0590.

W każdym przypadku sprawdzane są dane z poprzednich 60 miesięcy.

Zgłoszenia / Wyrejestrowania ZUS

Po wybraniu miesiąca i roku program pokazuje dokumenty ZUA, ZZA i ZWUA wysłane do ZUS w danym okresie. Docelowo będzie też możliwość ich wydrukowania.

Zaświadczenia dla emerytów / rencistów

Niektórzy emeryci i renciści będący pracownikami/zleceniobiorcami oraz przedsiębiorcy potrzebują zaświadczenia do ZUS celem ustalenia czy ich świadczenie nie wymaga pomniejszenia.

Zakładka „Emeryci i renciści” pozwala wylistować wszystkie osoby, które w danym roku podlegały pod ubezpieczenia i były zgłoszone jako emeryt lub rencista. Program pokazuje nazwę firmy, dane osoby, rodzaj świadczeń i wiek.

Program umożliwia też wygenerowanie do PDF zaświadczeń/oświadczeń dla pojedynczej osoby, albo dla wszystkich osób z bazy. Pliki PDF są zapisywane w oddzielnych katalogach, z podziałem na firmy. Ich miejsce jest zdefiniowane w konfiguracji (kliknij by sprawdzić).

Roczne zestawienia dla składki zdrowotnej

Zakładka pokazuje wszystkich ubezpieczonych zgłoszonych z kodem 05*, czyli przedsiębiorców. Prezentowane są miesiące, forma opodatkowania, dochód/przychód, podstawa składek oraz kwota składek.

Dane można wyeksportować do Excela. Dane każdego przedsiębiorcy są zapisywane w oddzielnych plikach a w środku zawierają nazwę skróconą płatnika. Miejsce zapisywania jest zdefiniowane w konfiguracji (kliknij by sprawdzić).

RWS – zwolnienie z opłacania składek

W tej zakładce po aktualizacji kartotek płatników można sprawdzić kto otrzymał zwolnienie oraz jakie są podstawy i kwoty poszczególnych składek opłacane przez Skarb Państwa.

Można wybrać konkretny rok lub zaznaczyć „pokaż wszystkie”.